O uso de contas “pool” é uma prática muito comum entre administradoras de condomínios. O motivo principal para isso existir é simples: muitos condomínios ainda não têm um CNPJ constituído. Como o processo de regularização é caro e exige que toda a documentação do prédio esteja rigorosamente em dia, o condomínio acaba sendo obrigado a operar seu patrimônio pela conta da administradora ou, em alguns casos, na conta física (PF) do próprio síndico.
Em vez de cada condomínio manter uma conta bancária própria, as administradoras concentram os recursos de vários clientes em uma única conta. A ideia é facilitar o trabalho, mas esse arranjo mistura as transações e dificulta a identificação de quem pagou, quem não pagou e para qual condomínio cada centavo deve ir. Além disso, nem todas as administradoras deixam claro aos condôminos a utilização desse modelo.
Isso prejudica a transparência e coloca os síndicos em uma posição vulnerável, já que são responsáveis pela integridade das finanças. Com o enfraquecimento da rastreabilidade, a prestação de contas fica complicada e o morador perde a visão da origem e do destino dos recursos.
Na prática, quando a administradora “perde a mão” na gestão desse bolo de dinheiro, o estrago é gigante. Alguns exemplos reais do que acontece, como, por exemplo, o caso Fort House (SP), em que uma administradora com mais de 20 anos de mercado encerrou as atividades e sumiu com mais de R$ 30 milhões pertencentes a 43 condomínios. O dinheiro estava na conta pool e foi desviado para outros negócios e investimentos de risco (como criptomoedas) sem o conhecimento dos moradores.
Outro caso é o bloqueio judicial por “arrastão”: se a administradora sofre um processo trabalhista ou fiscal próprio, a Justiça bloqueia o CNPJ dela. Como o dinheiro do seu condomínio está lá dentro, ele é congelado junto, travando o pagamento de contas básicas do prédio.
Com o aperto regulatório do Banco Central (BC) no início deste ano, as administradoras precisam se adaptar. Para o BC, a chamada conta-bolsão (conta “pool”) é irregular. As Resoluções BCB nº 518 e CMN nº 5.261 já estão em vigor e adicionam novas hipóteses para o encerramento compulsório de contas bancárias, exigindo a individualização das operações financeiras de pessoas jurídicas distintas.
As novas regras permitem que os bancos fechem as contas-bolsão quando houver irregularidades graves ou quando a conta for usada para movimentar dinheiro de terceiros sem a devida transparência. Agora, as administradoras são obrigadas a adotar critérios mais rigorosos de identificação dos clientes, com documentação formalmente aprovada junto ao banco.
Para as administradoras que estão se adaptando, a regra é clara: quanto antes individualizar, melhor. Cada condomínio deve ter seu próprio CNPJ e uma conta bancária vinculada. Vale até dividir: uma conta para despesas do dia a dia (luz, limpeza, folha) e outra para investimentos (fundo de obras e reserva). Essa é a única forma de garantir transparência e proteger o dinheiro que é coletivo.
*Por Marcus Nobre, cofundador e CEO da uCondo, condotech que oferece sistema e app para facilitar a gestão de síndicos e administradoras
