Administrar o fluxo financeiro de mais de 2.300 condomínios e atender mais de 110 mil clientes exige controle absoluto sobre 30 mil documentos fiscais todos os meses. Para sustentar a expansão nacional e aumentar a eficiência das rotinas financeiras, a Guarida, uma das maiores administradoras de condomínios do Brasil, com quase 50 anos de atuação, adotou a tecnologia da Qive, plataforma especializada em contas a pagar, para automatizar a captura de notas fiscais por meio de integração via API.
Segundo o Panorama do Contas a Pagar, estudo proprietário da Qive, em 2025, as empresas analisadas pelo estudo movimentaram R$ 1,6 trilhão, distribuídos em 183,1 milhões de notas fiscais eletrônicas. Para operações dessa magnitude, qualquer ponto de descentralização na obtenção de documentos se traduz em risco direto de atraso no fluxo de pagamentos e perda de rastreabilidade.
Antes da implementação, a companhia enfrentava desafios comuns a operações de grande porte. A complexidade era ampliada pelo perfil dos documentos processados: grande parte da volumetria da Guarida é composta por notas fiscais de serviço (NFSe), historicamente mais desafiadoras de centralizar por dependerem de diferentes fontes e padrões municipais. A obtenção e conferência desses documentos dependia de processos manuais e canais descentralizados, como recebimentos físicos e por e-mail, o que demandava elevado esforço operacional, dificultava o acompanhamento de documentos pendentes e aumentava o risco de atrasos no fluxo de pagamentos.
Com o crescimento acelerado da operação, tornou-se necessário implementar uma solução capaz de garantir escalabilidade, previsibilidade e compliance sem ampliar a complexidade das dinâmicas internas.
Para superar esse desafio, a Guarida integrou a tecnologia da Qive ao seu sistema proprietário. A plataforma passou a capturar automaticamente as notas fiscais diretamente nas fontes oficiais e enviar os dados para o ambiente da administradora, eliminando etapas manuais e aumentando a confiabilidade das informações.
“A gestão de condomínios exige agilidade, rastreabilidade e precisão, especialmente quando falamos de milhares de pagamentos e documentos fiscais processados. A parceria mostra como a automação pode simplificar operações complexas, trazer mais assertividade e confiabilidade nos dados capturados de fontes oficiais, e trabalhar a inteligência dessas informações em suas métricas, alavancando seu negócio”, afirma Andre Allain, VP de Negócios da Qive.
A automação trouxe ganhos significativos para a experiência dos síndicos e para os usuários finais da empresa. Após o processamento das informações, o fluxo de aprovação é iniciado automaticamente e pode ser concluído diretamente pelo WhatsApp, combinando praticidade, agilidade e conveniência em uma jornada totalmente digital.
“A Qive se tornou uma parceira estratégica para a nossa operação. Com a automação da captura de notas fiscais, ganhamos mais controle, rastreabilidade e eficiência nos processos financeiros, o que nos permite garantir o pagamento em dia e com segurança de dezenas de milhares de contas dos mais de 2 mil condomínios que administramos”, afirma Fernando Faillace, diretor de Tecnologia da Informação e Marketing da Guarida.
Segundo a Guarida, a integração processa cerca de 30 mil documentos fiscais por mês, aproximadamente 291 mil no último ano. O tempo médio de tratamento por documento caiu de mais de 3 minutos para cerca de 1 minuto, com a equipe migrando da digitação para a validação. A administradora estima economia superior a 1.000 horas mensais e passou a disponibilizar os documentos em até 24 horas após a emissão, o que dá mais tempo ao síndico para analisar e aprovar cada conta. O ganho permitiu absorver o crescimento da carteira sem ampliar a equipe na mesma proporção.
Com resultados concretos na rotina financeira, segundo a Guarida, a integração da Qive demonstrou como a automação pode gerar ganhos operacionais em escala e criar uma base sólida para sustentar o crescimento do negócio, sem abrir mão da qualidade e da segurança que caracterizam a atuação da administradora.
