Uma boa gestão demanda um estudo baseado na rotina do local e também de um bom planejamento. Assim como qualquer outra empresa, o condomínio tem que manter organizada a parte burocrática, a fim de conservar a saúde financeira do local. Contudo, a tarefa se torna um pouco mais complexa por se tratar de dinheiro que condôminos investem em prol de melhorias fundamentais para o funcionamento do espaço.
Algumas das tarefas que envolvem a gestão condominial são:
- Gerenciar a equipe responsável pelas áreas de apoio do condomínio, como subsíndicos e agentes prestadores de serviços terceirizados;
- Controlar todas as finanças e o fluxo monetário que envolve a rotina da administração do condomínio, incluindo pagamentos, investimentos e também adotando medidas para diminuir os gastos;
- Otimizar os meios de comunicação para que a conversa com os moradores seja a mais direta possível, eliminando o espaço de ruídos e facilitando a marcação de reuniões e assembleias, a solução de conflitos entre condôminos e mais;
- Realizar a fiscalização da situação da infraestrutura de todas as áreas do condomínio, solicitando os devidos reparos, quando necessário;
- Cuidar dos trâmites jurídicos que envolvem o condomínio, sendo o responsável por contatar os agentes legais e representando o condomínio judicialmente, se preciso;
- Realizar investimentos em tecnologia e qualidade de vida, garantindo um ambiente mais atrativo e agradável não somente para os moradores, mas também para os interessados em se estabelecer no condomínio futuramente.
Pensando nisso, preparamos uma sequência de ações que alinham as demandas dos condôminos e movimentos que podem ajudar o síndico a atendê-las com a maior eficiência.
Ter um bom planejamento
Apesar de ser uma tarefa bem clara, essa ainda é uma área que desestrutura o trabalho de muitos síndicos. O fluxo de pessoas novas envolvidas na gestão condominial é intensa, e em alguns casos, o próprio síndico é novo dentro desse meio. Quando há um planejamento bem alinhado sobre o que está acontecendo e o que ocorrerá no futuro dentro da esfera condominial, a tomada de decisões é facilitada e o contingente de funções não pesa tanto.
Uma dica é ter sempre um documento que armazene as informações competentes das movimentações que estão acontecendo e também as novas ideias que venham a surgir.
Investimento em comunicação
Os condôminos têm sempre grandes expectativas em relação a gestão do síndico. Por isso, é fundamental que ambas as partes se comuniquem de forma clara para que um possível ruído não impacte na atmosfera do condomínio. Afinal, toda informação passada de forma errada influenciará diretamente na vida do condômino, frustrando suas expectativas.
O condomínio deve possuir canais de comunicação, onde as informações importantes são expostas e disseminadas. O investimento em um canal de comunicação acessível e funcional é fundamental para uma gestão de sucesso. Desta forma, é possível ter uma escuta ativa para com as questões dos moradores e atuar de maneira proativa na resolução de possíveis problemas.
Construir uma gestão empática
Ser didático a cada imposição feita aos condôminos. Regras precisam ser cumpridas, mas em alguns casos elas não são compreendidas de forma nítida por parte dos moradores.
Um ambiente mais saudável é construído a partir de uma gestão solicita, que mostra prontidão para solucionar as questões dos condôminos, minimizando possíveis conflitos.
Imparcialidade quando mediar um conflito entre condôminos
Situações adversas tendem a acontecer vez ou outra. Geralmente, moradores com estilos de vida diferentes são os que mais reproduzem embates.
O gestor deve promover diálogo entre as partes, na tentativa de buscar uma resolução pacífica no conflito, mostrando imparcialidade e atendendo aos interesses de ambas as partes.
Embora, dependendo da gravidade e da natureza do conflito, é fundamental que os responsáveis por zelar pelo bem-estar condominial sejam proativos e tomem as medidas cabíveis.
Gestão de equipe
É importante que haja eficiência na hora de montar uma equipe profissional. Investir na capacitação dos colaboradores ajuda a promover um ambiente onde o trabalho seria diretamente alinhado aos interesses dos condôminos.
As situações trazidas envolvem as demandas dos condôminos e as ações que um bom síndico realiza e sua gestão.
