Não é novidade para ninguém que uma boa gestão do setor financeiro de uma administração condominial é um dos principais pilares de uma ótima diretoria. O síndico que realiza essa função de maneira otimizada, consegue ficar mais tranquilo e tem um retorno positivo dos inquilinos da propriedade que toma conta. Mas para que tudo isso se realize de forma correta, é preciso ficar atento a pequenos erros que NÃO deve cometer para não prejudicar o fluxo de caixa e as contas a pagar do condomínio.
Problemas de gestão
Sendo de primeira viagem ou não, diversos síndicos têm problemas com a administração financeira, ao assumirem o cargo sem saber os conceitos básicos de uma boa administração, funcionamento de fluxo de caixa, contas que devem ser separadas e no que deve ser investido para melhorias e consertos e aquilo que deve ser salvo para um fundo de garantia. A gestão condominial lida com diversos serviços e problemas diariamente, então saber o que é melhor para solucionar cada problema, organizar de forma que não prejudique o caixa é essencial.
Por isso, quando falamos de finanças, uma das formas de não cometer erros sucessivos, é contar com uma terceirização de serviços de administração até que o síndico tenha plena certeza que poderá realizar a tarefa sozinho e de forma benéfica e inteligente.
Eduardo Antunes, CEO da Antecipe.Já, destaca que um bom comando financeiro pode evitar crises na gestão.
“Um correto gerenciamento financeiro é de extrema importância para o bom funcionamento de qualquer empreendimento. E na gestão financeira condominial, não é diferente. Por isso é muito importante que o síndico tenha pelo menos uma base de conhecimento de gestão financeira, seguindo as seguintes práticas: mantenha os controles de entrada e saída de caixa, mantenha um fundo de reserva para despesas extraordinárias, tenha uma boa régua de cobrança em relação à inadimplência, mantenha uma boa negociação de prazos de pagamentos com seus fornecedores e faça um acompanhamento rotineiro do planejamento financeiro, comparando o planejado x realizado.”
Erros comuns realizados por síndicos
Não dividir as despesas condominiais: é imprescindível que o síndico saiba quais são os tipos de contas que estão sendo pagas e quais delas são fixas ou não. Fazer uma divisão de cálculos, resumos e saber quais são aquelas que chamamos de despesas ordinárias, elas envolvem pagamentos de funcionários, serviços básicos como distribuição de água, esgoto, preservação de equipamentos que serão utilizados pelos condôminos e para a segurança deles também. E extraordinárias, são aquelas que vão além da necessidade básica comum do dia a dia do condomínio, como paisagismo, decoração, obras e melhorias, substituição de equipamentos etc., ou seja aquelas que são pontuais e muitas das vezes imprevisíveis.
Eduardo acredita que é importante que o gestor condominial saiba onde estão sendo alocados os recursos do condomínio mensalmente. E para isso é importante um sistema de gestão e os lançamentos dessas despesas de forma precisa.
Ao não separar as despesas básicas das pontuais, o síndico está executando mal o desempenho de conduzir as despesas do condomínio, já que não feita a separação fica mais difícil de obter uma estimativa de orçamento dos gastos, sejam eles periódicos ou definitivos, dificultando o estabelecimento ou ajuste de taxas condominiais, que pode ser extremamente prejudicial ao caixa do condomínio.
Finanças mal organizadas: dos aspectos mais essenciais de um administrador está a organização. Saber exatamente o fluxo do caixa, o que comprou, o que saiu e entrou. Permanecer com notas e comprovantes do que for utilizado para prestação de contas aos seus condôminos quando for exigida ou em futuras Assembleias realizadas.
“Com o controle das despesas é possível fazer um planejamento financeiro anual, para saber o quanto o condomínio irá gastar no período. Para isso é importante levar em consideração tanto as despesas ordinárias quanto as despesas extraordinárias. É importante considerar também uma provisão de possível inadimplência por parte dos condôminos para garantir que existam recursos suficientes em caixa. Sem esse planejamento, o condomínio pode passar por dificuldades financeiras.” diz o CEO.
Todas as atividades realizadas financeiramente devem possuir algum tipo de registro, principalmente da parte do síndico, que muitas das vezes é necessário a utilização de recursos monetários. Declarações que comprovem pagamentos de taxas condominiais são essenciais para a saúde financeira, saber quem pagou, quem deixou de pagar e quanto falta para arrecadação total mensal.
Não controlar a inadimplência: visto que a inadimplência continua a ser um dos maiores problemas recorrentes dentro de uma gestão, o síndico precisa saber o quanto é desfavorável para o caixa da administração, já que a taxa condominial é a principal fonte responsável por manter as contas dos condomínios em dia. A falta de controle que pode gerar ao se manter inadimplentes constantes pode causar danos de difícil reparação à administração.
A administradora carioca Rosa Nascimento menciona que ter reservas financeiras e uma equipe responsável por cuidar do problema podem ser ótimas formas para a diminuição de inadimplentes dentro dos residenciais.
Já o fundador da Antecipe.Já acredita na importância de uma régua de cobrança e que ela deve ser rigorosamente seguida. “Uma boa régua de cobrança prevê: meios de comunicação com o condômino inadimplente, prazos para envio dessas comunicações, quantidade de abordagens, pessoa responsável pela cobrança, prazo máximo de tolerância para regularização da inadimplência até aplicar as devidas penalidades.”
Manter uma planilha para maior clareza ao processo de cobrança e controle, saber quais são os imóveis devedores, quais meses estão em abertos, o total da dívida do inquilino e manter comunicação direta e clara sobre as normas de pagamento e tipos de multas ou penalidades que serão utilizadas caso o descumprimento ou atraso dos pagamentos.
Não utilização de recursos tecnológicos: a expansão e integração de recursos tecnológicos podem facilitar diversas tarefas dentro da nossa rotina. A utilização de softwares, aplicativos ou até mesmo outros facilitadores digitais podem ter impactos positivos dentro de uma boa administração, como a diminuição de erros cometidos e auxílio o síndico de formas inteligentes e eficazes.
Não analisar contratos: a negligência de análises de contratos pré-estabelecidos por uma gerência anterior ou até mesmo para uma observação mais profunda para ver se os acordos estabelecidos continuam a ser favoráveis ao seu condomínio e administração pode ser mais um dos erros que o síndico pode cometer. Terceirização de serviços, manutenção de equipamentos e contratos com determinados provedores de negócios podem estar atuando com preços que não condizem com o mercado atual. Renegociar e procurar outros fornecedores de serviços que ofereçam um preço mais justo e com serviço adequado.
Não manter fundos: a criação de fundos para possíveis emergências é uma boa prática, mas nem sempre é executada, diz Rosa. A qualquer dia, emergências ocasionadas por imprevistos podem acontecer, e um bom síndico deve saber o que fazer nessas situações e estar preparado para lidar com as possíveis adversidades que aparecem. A composição de um fundo emergencial é para garantir a continuidade e o bom funcionamento dos imóveis para os condôminos e uma das alternativas que pode evitar a gestão de ficar negativada.
Eduardo Antunes partilha da mesma opinião que a administradora. Quando perguntado sobre os benefícios dos fundos, o CEO, diz: “A princípio pode parecer que encarece o custo de vida, já que inicialmente é preciso cobrar um valor mais elevado dos condôminos para montar o Fundo de Reserva. Porém, emergências e manutenções extraordinárias eventualmente acabam acontecendo, e em algum momento o síndico precisará dispor desses recursos para esses eventos esporádicos. Mantendo um fundo de reserva, o síndico tem mais tranquilidade para tomar as melhores decisões em casos de emergência, já que dispõe de dinheiro em caixa para as tratativas e negociações com os fornecedores.”
Diversos dos erros cometidos por síndicos podem ser evitados com práticas adequadas de uma boa gestão financeira ou um auxílio de serviço terceirizado. Antunes, da Antecipe.Já reconhece que a prática seja utilizada já por muitos síndicos e administrações, principalmente nas regiões Sul e Sudeste, mas nas demais regiões o síndico tende a assumir todas as funções.
