Todos os condomínios, inclusive os que não possuem funcionários próprios, estão obrigados a enviar as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias ao Governo Federal pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, que é uma plataforma criada para substituir os documentos em papel e, dessa forma, padronizar e digitalizar os dados para reduzir a burocracia e facilitar a gestão das informações, além de, principalmente, ser mais efetivo na fiscalização das obrigações sociais e trabalhistas.
O eSocial, de fato, é um avanço que traz mais inteligência, eficiência e segurança para os fluxos administrativos. Porém, demanda uma adaptação com mudanças relevantes em rotinas já estabelecidas que dependem de investimento, pessoal especializado e quebra de resistências. Por isso, muitos condomínios ainda não se alinharam a nova realidade e seguem atrasados nesse processo, perdendo a oportunidade de aprimorar a gestão e correndo o risco de prejuízos com multas e outras sanções, além de erros operacionais.
É importante destacar que o eSocial não é apenas a substituição do papel no envio das informações. O conteúdo também sofreu alterações e os dados que devem ser entregues ao Governo não são mais os mesmos. Também ocorreram alterações em relação aos prazos.
Em geral, as exigências de detalhamento foram alteradas e as ocorrências devem ser comunicadas com antecedência, o que exige mais organização e método. E para lidar com todos esses pormenores, indiscutivelmente o condomínio precisa do apoio de um especialista para garantir a entrega dos laudos e análises previstas nas normas, bem como a precisão dos arquivos digitais. Porém, além das questões técnicas, o eSocial deve ser visto como uma oportunidade de mudança de cultura.
A adaptação ao novo sistema é uma excelente oportunidade para evoluir definitivamente do amadorismo para o profissionalismo na gestão, compreendendo que o condomínio “parecido” com uma empresa, que tem obrigações e deve ser eficiente e sustentável economicamente. E ainda alinhado a uma nova realidade ESG, com responsabilidade social e ambiental e comprometido com políticas de inclusão e de diversidade.
Essa transformação cultural, é claro, não se dá apenas entre gestores, colaboradores e prestadores de serviços. O engajamento dos moradores também é indispensável e eles têm que perceber os benefícios de habitar em um espaço inovador, mais humano, inclusivo e seguro. Então, está claro que não existe mais espaço para administradoras ou colaboradores mal preparados, e que fazer economia com isso vai acabar em prejuízo.
Se você é síndico de um condomínio que ainda não entrou no século 21, está na hora de se mexer. Utilize o gancho do eSocial e promova a revolução que os seus condôminos esperam, mesmo que eles ainda não tenham percebido. Não é uma tarefa fácil, exige empenho e conhecimento, por isso, o mais apropriado é contar com o apoio de uma administradora. Vai dar trabalho, mas quanto antes você começar, mais cedo vai colher os frutos.
Sempre lembrando que, pelo menos no caso do eSocial, não se trata de vontade, mas de obrigação. Se não realizar as mudanças de acordo com o estabelecido e nos prazos estabelecidos, as multas vão chegar. E o síndico, como responsável legal e direto, vai responder pelos erros decorrentes das más escolhas e má gestão.
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*Por José Roberto Graiche Júnior é presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC).
