Reclamações sobre barulhos excessivos fora do horário permitido, desentendimento entre vizinhos, mau uso das áreas comuns. Esses são exemplos de situações reportadas em livros de ocorrências que normalmente ficam nas portarias dos condomínios para serem lidos pelo síndico, geralmente o responsável por dar sequência a resolução desse tipo de problema.
O inconveniente desse sistema pode ser a falta de sigilo sobre quem são as partes envolvidas no caso – autor e alvo da queixa – o que pode gerar atritos maiores e mal-estar na convivência do dia-a-dia dos moradores.
Uma opção seria a implantação de um canal de denúncia anônima, assim como os que existem em empresas. Ele seria uma parte neutra, administrado por uma empresa terceirizada que analisa denúncias vindas de moradores, funcionários e todos os envolvidos na rotina daquele condomínio, seja ele residencial ou comercial, auxiliando na resolução do caso reportado.
Para entender o passo a passo na implantação desse tipo de sistema, conversamos com Cláudio Marson, Head de Consultoria Empresarial e Auditoria no Grupo IAUDIT, empresa que além de trabalhar nas áreas de gestão de riscos e compliance, também faz auditorias condominiais e gerenciamento de canais de denúncia.
Condo.news (CN): É possível a implementação de canais de denúncia em condomínios residenciais e condomínios empresariais?
Cláudio Marson (CM): Sim, o canal de denúncias pode ser implantado em condomínios residenciais e condomínios empresariais. Dessa forma, os condôminos, administradores, entre outros, têm um canal imparcial e sigiloso a quem recorrer para apresentar suspeitas de desvios de conduta ou queixas.
CN: Quais as etapas para a implementação de um canal de denúncias?
CM: A estruturação de um canal de denúncias em condomínios é semelhante à de canal de denúncias de empresas, forma-se um comitê para análise e tratativas dos relatos; são realizados treinamentos e campanhas de divulgação e conscientização sobre o uso do canal para o público interno e externo.
Com base nos relatos recebidos, podem surgir apontamentos que complementam o regimento do condomínio e adota-se as medidas cabíveis. Formando, assim, um sistema de melhoria contínua.
CN: Pensando no contexto condominial, quem poderia fazer denúncias nesse canal?
CM: O Canal de Denúncias é aberto a condomínios, prestadores de serviços, funcionários de empresas terceiras, vizinhos, entre outros, ou seja, todos aqueles que são impactados direta ou indiretamente por eventuais desvios de conduta.
CN: Quais tipos de denúncias são aceitas?
CM: Denúncias que configurem desvios de conduta do regimento do condomínio, código de conduta e mesmo às leis. Por exemplo, favorecimento na contratação de empresas ou prestadores de serviços, registros de despesas sem comprovação fiscal, infração à Lei do Stalking, entre outras.
CN: O que é feito depois que chega uma denúncia?
CM: Após o registro da denúncia, o Comitê receberá o relato para iniciar a apuração do caso. O fluxo de encaminhamento dos casos compreende também a possibilidade de envio das denúncias para um outro nível de hierarquia, caso um dos denunciados seja do Comitê.
Dependendo da complexidade de cada caso, é possível que algumas situações precisem de auxílio para apuração do caso e/ou jurídico, outras precisem passar por uma assembleia para deliberação e algumas, sofrerão as sanções já previstas no regulamento do condomínio.
É importante compreender que o Canal de Denúncias não é uma forma de caça às bruxas, mas uma ferramenta que também possibilita a identificação de pontos que precisam de melhorias de controles.
CN: Como é mantido o anonimato de quem faz a denúncia?
O mais indicado pelas boas práticas é que o Canal de Denúncias seja gerido por uma empresa terceira, com garantia de sigilo e anonimato, para que haja a real imparcialidade no recebimento e tratamento das denúncias.
CM: Quais leis asseguram a implementação desse tipo de serviço em condomínios residenciais e empresariais?
O Decreto nº 8420/2015 regulamenta diversos aspectos da Lei Anticorrupção e no cap. IV versa sobre o Programa de Integridade, que compreende o Canal de Denúncias como um de seus pilares. Embora não seja específico para condomínios, o Canal de Denúncias é uma importante ferramenta para condomínios residenciais e empresariais.
