Entre os hábitos que adquirimos na pandemia estão as videochamadas, que no ambiente de condomínio se transformou na assembleia virtual, na qual, os condôminos, ao invés de irem à assembleia presencial para deliberar sobre assuntos relacionados ao condomínio, eles votam em um ambiente virtual.
A ideia de realizar esses encontros online tem se tornado cada vez mais comum e buscada por administradoras. A dinâmica da assembleia online funciona da mesma forma que a presencial. Além disso, essa opção é uma ótima solução para quem enfrenta problemas com presença, organização e objetividade.
Para te ajudar nessa jornada, elencamos informações importantes para que você entenda como realizar a assembleia virtual.
Como funciona?
Conhecida também como assembleia digital, ela pode ser realizada pelo site ou aplicativo do condomínio, via software ou app da administradora.
Caso o condomínio não tenha essas ferramentas também pode ser feita por meio de ferramentas de videoconferência, como Zoom, Webex e Google Meet.
Regras
A assembleia virtual deve seguir todas as determinações abaixo:
- Convocação (art. 1.354 do Código Civil);
- Uso de procuração;
- Assinatura de lista de presença, com recurso que assegure a autenticidade de quem participa, como certificado digital, autenticação de IP, sistema criptografado;
- Eleição de presidente;
- Secretário;
- Deliberação dos itens da pauta, com votações.
- No fim, há expedição, registro em cartório e distribuição da ata aos condôminos.
Além disso, existe um ponto importante sobre a assembleia virtual que não pode ser esquecido: ela deve ser gravada.
Modalidades de assembleia virtual
ON-LINE (ao vivo)
Trata-se de uma live, com uso de ferramenta de videoconferência, ou via sistema, onde as pessoas digitam, como se fosse um chat.
DIGITAL (aberta)
Geralmente tem durabilidade maior, podendo passar de mais de um dia. Semelhante à assembleia presencial aberta ou de sessão permanente.
Esse formato é feito em um ambiente digital – site ou app – e as pessoas acessam dentro do prazo para debater e deliberar. O ambiente digital pode ser preparado como se fosse um site específico para aquela assembleia, disponibilizando todos os conteúdos da pauta, fórum de debates, videoconferência, enquetes, arquivos de apoio, entre outros.
HÍBRIDA (ao vivo)
A assembleia presencial acontece em paralelo à digital na modalidade online, em que os debates são ao vivo.
HÍBRIDA (aberta)
O conceito é o mesmo da assembleia digital aberta descrita acima, como se fosse uma discussão prévia da assembleia presencial. Os itens em pauta são debatidos, votados e procurações podem ser geradas para, então, serem levadas à assembleia presencial.
Nessas modalidades, o voto é feito pelo chamado proxy voting, ou seja, por procuração. Pelo aplicativo, o condômino seleciona se é a favor ou contra determinada pauta. Para ter validade legal, os votos são impressos e entregues a um procurador para que sejam contabilizados. Isso evita distorções no resultado e garante a integridade da assembleia.
Administradoras, então, podem emitir a ata da assembleia, unir as procurações de votos e registrar em cartório.
Como implementar em seu condomínio?
A assembleia virtual funciona a partir de uma plataforma online ou sistema de software para administradora de condomínios. Isso possibilita que os condôminos tomem conhecimento sobre as questões importantes do condomínio, tudo online.
Com isso, a realização da assembleia é feita de forma automática, assim como a contabilização dos resultados de uma votação. No entanto, para que tudo saia de maneira correta, é preciso estar atento a alguns pontos importantes:
Atenção ao edital e a convenção
O primeiro passo para adotar a assembleia virtual é alterar a convenção do condomínio caso ele determine que as reuniões devem ocorrer de forma presencial. Entretanto, para essa mudança, é preciso aprovação de 2/3 dos condôminos.
Aproveite este momento para fazer ou modificar o edital da assembleia.
Organize melhor as pautas
Em um ambiente virtual, é recomendável que as pautas das assembleias estejam bem definidas e claras para todos os participantes. Isso torna a reunião mais objetiva e produtiva.
Tenha certificação digital
Para as votações da assembleia virtual é importante fazer uso da certificação digital, para que cada condômino tenha uma assinatura eletrônica.
Esse recurso, além de garantir maior segurança contra o risco de ocorrer fraudes, proporciona maior autenticidade dos votos.
Aplicando todos os pontos acima, fica mais fácil implementar a assembleia virtual em seu condomínio. Com a assinatura eletrônica e uma pauta simples, a realização em ambiente virtual trará flexibilidade, segurança e autonomia para os condôminos.
Vantagens da assembleia virtual
O objetivo das assembleias de condomínios é discutir e decidir a respeito de situações que fazem parte da rotina dos condôminos. Sendo assim, o funcionamento será igual ao do ambiente físico só que aliado às vantagens do virtual, como podemos ver abaixo:
Participação mais ativa dos condôminos
É muito comum que, na maior parte das assembleias de condomínio, haja muito absenteísmo. Por isso, realizá-la em um ambiente virtual, que possibilita aos moradores participar sem se deslocar, permite que o número de participantes aumente.
Por exemplo, suponhamos que a assembleia foi marcada em um sábado, mas três moradores estão viajando de férias. Ou mesmo que um condômino esteja em casa, mas não tenha com quem deixar um filho pequeno para ir à reunião.
Virtualmente, os moradores podem participar de onde estiverem pelo celular ou notebook. Com isso, ao optar por um sistema online resultará em mais autonomia e praticidade para o condômino.
Mais objetividade
Um dos principais motivos para ocorrer um número significativo de faltas nas assembleias presenciais é a falta de objetividade. Assuntos que poderiam ser resolvidos e tratados de forma mais rápida acabam se estendendo por horas, o que torna a assembleia cansativa.
Ao optar pela assembleia virtual, as pautas podem ser mais diretos, ainda mais se você deixar as pautas claras e bem definidas, como indicamos acima.
Mais tempo e menos dinheiro
Em alguns condomínios não existe um espaço adequado, com a quantidade de assentos necessários para uma assembleia. Com isso, a administradora acaba optando pela contratação de materiais e cadeiras para realizar a reunião.
Entretanto, uma vez que implementada em seu condomínio, é perceptível a redução dos custos. Além disso, existe também o ganho de tempo, já que os condôminos tomam as decisões mais rapidamente.
Outra vantagem é o fato de que o sistema online disponibiliza para os moradores um resumo das discussões que foram realizadas. Isso facilita a compreensão dos assuntos em pauta caso algum deles entre depois do início da reunião e evita pausas para explicações.
Conclusão
Agora que você já sabe como funciona, as modalidades e como implementar uma assembleia virtual no seu condomínio vai ficar mais fácil usufruir dos benefícios que essa possibilidade oferece.
