Uma boa administração financeira é essencial para a manutenção e valorização de um condomínio. Para a correta gestão e uso dos recursos arrecadados, o empreendimento precisa fazer o controle do dinheiro que entra e sai da sua conta – mantendo um registro das movimentações financeiras do presente e as que devem ser feitas ou recebidas em um futuro próximo. Para auxiliar nisso, é possível usar conceitos do mundo das finanças como o fluxo de caixa.
Com ele, o síndico tem uma visão global da situação financeira. Sabendo as contas que precisarão ser pagas e o dinheiro que deve entrar em breve, é possível olhar o saldo disponível e, com antecedência, saber se sobrará ou faltará dinheiro no caixa. Ou seja, essa visão global permite projetar ações futuras e dá respaldo para tomadas de decisão
Outra utilidade do fluxo de caixa é na hora da prestação de contas – obrigação prevista, inclusive, no Art.1.350 do Código Civil. O registro das entradas e saídas facilita a geração de relatórios, deixando mais transparente a gestão dos recursos para as pessoas que têm interesse no uso correto e eficaz do dinheiro, que é comum ao condomínio.
Além disso, ao controlar entradas e saídas, a administração pode verificar se as despesas estão aumentando e se existem inadimplentes. Quando acompanhado frequentemente, o fluxo de caixa permite agir mais rápido nessas situações. Dessa forma, ao identificar uma taxa de condomínio que deveria ter entrado, mas que não foi paga, o síndico já pode sinalizar o inadimplente para entender e solucionar a questão imediatamente.
Fluxo de Caixa no dia a dia do síndico
Por ser uma ferramenta importante na gestão financeira do condomínio, por ajudar o síndico a identificar gargalos de recursos, inadimplência e possíveis cortes de gastos, é preciso estar presente na rotina administrativa do condomínio. Para isso, elencamos seis passos para o acompanhamento das finanças do seu prédio:
- Crie a metodologia de registro do fluxo de caixa, como as informações serão lançadas e onde serão armazenadas – planilhas ou softwares especializados;
- Determine um dia para fechamento do período;
- Inclua eventos recorrentes no planejamento que são os custos fixos mensais;
- Estabeleça dias para atualizar o fluxo de caixa;
- Analise os relatórios frequentemente;
- Faça ajustes no formato dos relatórios.
Fala do Especialista
Para esclarecer as dúvidas sobre como funciona um fluxo de caixa em um condomínio, conversamos com Clovis Keller, especialista em contabilidade e finanças pela Fundação Getúlio Vargas e CFO da RS Serviços, empresa que oferece soluções em terceirização de serviços para condomínios residenciais e comerciais.
Quem deve ser o responsável pelo fluxo de caixa: o síndico ou um contador?
Clovis Keller: O responsável legal é o síndico, mas esta tarefa deve ser realizada com apoio do contador da administradora contratada para gerir as contas do condomínio. Assim como o sócio ou um diretor de uma empresa que responde diretamente pela saúde financeira da companhia, em um condomínio cabe ao síndico gerir as contas do seu condomínio. A prestação de contas é prevista inclusive em nosso Código Civil.
Por que um condomínio precisa de um fluxo de caixa?
Clovis Keller: Organização, previsão e transparência são resultados da gestão do fluxo de caixa, que nada mais é do que o controle de entradas e saídas de recursos de uma conta bancária e esta tarefa é muito importante para manter o condomínio saudável, ou seja, que esteja sempre positiva evitando gastos com juros e encargos bancários.
Quais são as informações que devem constar no fluxo de caixa?
Clovis Keller: A gestão do fluxo de caixa dependerá da complexidade e do tamanho do condomínio. Se o prédio possui poucas unidades e as contas se resumem a alguns prestadores, este controle pode ser feito em uma simples planilha mesmo, onde constam as datas de entrada – arrecadação das taxas condominiais – e as projeções de saída com o pagamento de água, luz, contratos de manutenções e prestadores de serviços. Deste modo é possível prever despesas e ter recurso em caixa para o pagamento sem necessidade de recorrer a aportes emergenciais entre os moradores. Hoje é muito comum os síndicos disporem de softwares que fazem projeções programadas de situações sazonais de manutenção e despesas programáveis com pessoal e impostos que possuem obrigações periódicas, criando saídas mensais a título de provisionamento de gastos futuros.
Existe alguma metodologia de registro do fluxo de caixa?
Clovis Keller: Existem quatro modelos: o fluxo de caixa indireto, o operacional, o direto e o projetado. No caso do condomínio, o modelo de fluxo de caixa direto é o mais indicado e usual, porque considera todas as movimentações em regime de tesouraria, ou seja, o dinheiro que efetivamente entra e sai diariamente da conta bancária.
Dicas para um fluxo de caixa eficaz em um condomínio?
Clovis Keller: Controle do relatório pelo menos semanal, previsão de inadimplência das taxas condominiais, negociação de pagamento a prestadores com vencimento após a data de entrada de recursos, organizar despesas para que tenham menor variação possível, manter política conservadora de provisionamento para gastos periódicos, contratar prestadores de serviços com certidões negativas e exigir guias de recolhimentos de impostos periodicamente, possuir um nível de reserva seguro para emergências.
Como analisar os relatórios?
Clovis Keller: Primeiramente é importante que seja controlado com certa frequência e analisado considerando cada movimentação com bastante atenção e comparando com o histórico de recebimentos e gastos para que nenhum erro seja admitido, reajustes sejam analisados e conferidos, assim como as receitas projetadas se confirmem. Outro ponto importante é haver processo e protocolos de cobrança rígidos de inadimplentes.
Os moradores podem solicitar os relatórios do fluxo de caixa do condomínio?
Clovis Keller: Sim, a transparência da gestão condominial é formalmente apresentada pelo síndico e conselho periodicamente aos moradores através dos relatórios financeiros, como os balancetes mensais.
É possível solicitar uma auditoria das contas?
Clovis Keller: Através de assembleia e votação, sim, é possível aprovação para contratação de uma auditoria externa para análise das contas e gestão financeira do condomínio.
Fluxo de Caixa Negativo
Você já sabe que ele é uma ferramenta que facilita e otimiza a rotina administrativa, permitindo ao síndico acompanhar as entradas dos pagamentos da taxa condominial, identificar inadimplentes, controlar e cortar gastos, divulgar dados de forma mais organizada e transparente e planejar reformas futuras.
E há vezes que esse acompanhamento apresentará um fluxo de caixa com saldo negativo. As dívidas, então, podem acumular ou uma emergência pode agravar a situação. Nesses momentos, o condomínio pode contar com um empréstimo e contornar a situação sem precisar enfrentar burocracias demoradas.
Fluxo de Caixa como aliado
Para isso, é importante que ele não seja meramente um registro, mas uma ferramenta útil para a gestão na tomada de decisão, projeção e avaliação das atividades e situação financeira atual do condomínio.
