A instituição ‘condomínio’ veio com a urbanização das principais cidades do Brasil e com isto a configuração de moradia coletiva.
No início, as despesas eram cotizadas e incluíam os custos com a equipe, contas de luz, água e despesas com manutenção e limpeza.
Os valores relativos de consumo de energia e água não eram tão representativos assim como os custos de pessoal, pois a legislação trabalhista estava se estruturando e nem sempre se seguiam as regras, ainda embrionárias. Para facilitar, a parcela de cada morador era então atualizada anualmente, como um aluguel.
Hoje, com toda a complexidade dos atuais condomínios, a prática de se atualizar a cota segundo um índice inflacionário genérico ainda se aplica, levando a distorções que comprometem a saúde financeira do condomínio e/ou prejuízo na conservação e manutenção das instalações.
Apenas por conta dos consumos, cota não pode ser calculada como se faz em um aluguel. Contas de água, energia, internet/telefone precisam ser destacadas e rateadas mês a mês, por duas razões:
- Consumos têm vida própria: a quantidade consumida no mês nunca é constante, variando a cada estação do ano. Os aumentos das tarifas não estão sob controle da Administração – são índices aplicados a qualquer momento, sem aviso prévio. Destaque-se ainda que. mesmo com individualização da água e de gás, há o consumo da área comum.
- A coletividade passa a ficar informada da evolução dos custos de cada consumo, ficando assim consciente da importância do uso racional, estimulando a modernização de equipamentos e corte de desperdícios.
O calor da cota fixa é formada pelos seguintes componentes: 10% referente a manutenção, 15% consumos, 15% contratos e 60% pessoal. Mas, à medida que os meses passam, ocorrem aumentos de pessoal, materiais e consumos.
Todos os aumentos aplicados no ano pressionam os valores orçados para manutenção e despesas administrativas, causando distorções e perda de liquidez. E com isso, as proporções reais se tornam 4% para manutenção, 18% consumos, 16% contratos e 62% pessoal. Acrescente-se a isso, a perversa ação da inadimplência, que drena recursos então destinados a manutenção.
Com isso, a pressão sob os serviços de manutenção aumentam, trazendo uma nova dinâmica na distribuição das entradas, sendo destinados 2% para manutenção, 18% consumos, 16% contratos e 62% pessoal. Observe que no primeiro cálculo o orçamento para manutenção e despesas administrativas era de 10%.
À medida que o tempo foi passando, o aumentos dos contratos, consumos e pessoal, a parcela reservada para manutenção foi pressionada, caindo para 4%. E a inadimplência drena recursos da manutenção. No último exemplo, a dotação para manutenção acaba se reduzindo a 2%! E o isolamento dos consumos proporciona cota de composição mais saudável e transparente.
Os contratos podem ser gerenciados e renegociados de forma a se evitar surpresas ao longo do ano e o foco na redução dos inadimplentes irá proporcionar mais liquidez às contas do condomínio.
Com estes procedimentos a administração têm maior nitidez na destinação de recursos, melhorando a qualidade da decisão sobre despesas e investimentos.
