O momento de contratação de um novo provedor pode causar apreensão em muitas empresas, principalmente quando estamos tratando de estruturas de grande porte. O mesmo drama pode se repetir também em condomínios, onde muitos síndicos e administradores relatam problemas quando estão em fase de acerto com um novo fornecedor. Existem ações relativamente simples que podem ajudar a mitigar futuras dores de cabeça.
Negociar com novos fornecedores exige capacidade de estabelecer critérios de conhecimento de mercado, estratégia financeira e inteligência emocional. Cuidar bem dos contratos é fator crítico de sucesso para qualquer tipo de negociação. Esse item é essencial e deve trazer cuidados específicos para que a tal dor de cabeça não assombre o contratante no decorrer da prestação de serviços, seja por não haver entrega ou demanda mal atendida.
Esse é um ponto que tende a ser ainda mais sensível nos serviços cíclicos, ou seja, aqueles que envolvam reforma de fachada, impermeabilização, limpeza de caixas d ‘ água ou manutenção. Em destaques rápidos e objetivos, o que tem de mais grave nessa relação cíclica é a acomodação ou um relaxamento na relação com o passar do tempo. A parceria pode ganhar ingredientes de intimidade e é justamente aí que mora o perigo. O importante é ter em mente que quem dá as cartas em uma relação comercial é o contratante. Por isso, é importante criar rotinas de avaliação do fornecedor para garantir que, apesar do tempo do serviço prestado, ele segue atento às entregas contratadas, com o mercado onde atua e conheça as novidades existentes naquele determinado segmento.
Dentro do âmbito de negociação, um fator preponderante é a pesquisa ao mercado. Invista tempo em cotação, principalmente em serviços de maior relevância financeira. Atualmente, existem formas bem simplificadas de levantar dados, com o uso de plataformas e locais de consulta sobre a qualificação de provedores. Outro ponto importante: busque endossar os fornecedores da sua administradora, algo que pode auxiliar muito nesse processo.
Um ponto nevrálgico naturalmente está associado à parte financeira. Esse tema, por si só, daria um outro artigo. O mais relevante é estabelecer uma estratégia e ter cuidado com negociações que possam gerar insustentabilidade de caixa. Em economia condominial, as receitas são mais conhecidas e não existem muitas oportunidades de aumentar o orçamento sem que haja aumento de cota extra. E esse é um assunto crítico para qualquer empreendimento e síndico, todos sabemos.
Outra questão fundamental é a existência do suporte de um escritório jurídico, para que este participe na construção da essência do contrato. Isso permitirá que o negociador participe de forma protagonista na elaboração do documento para que o escopo do serviço seja tratado de forma objetiva. Dessa forma, aspectos fundamentais como tempo, valor e índices econômicos que balizam o reajuste, assim como multas e amarras temporais devem ter critérios claros para ambas as partes, incluindo o tempo de carência.
Também devem ser levadas em consideração as informações sobre dados e tratamento de LGPD e associações trabalhistas. Deve-se ter muita cautela com responsabilidades solidárias e estar de olho no excesso de aditivos, que em muitos casos geram confusões e atrapalham o fluxo do objeto que originou o próprio contrato. Por isso, sempre valide com um advogado, não as questões comerciais, sim a seara técnica para que não fique dúvidas quanto às obrigações entre as partes.
