Imagine a seguinte situação. É aprovado em assembleia um aumento da cota condominial de 8%. Mas o síndico sabe que, para contemplar as demandas orçamentárias, esse aumento deveria ser de 15%. Ele não aumenta os 15%, porque é uma medida impopular. No entanto, ele consegue uma autorização, também em assembleia, para o uso do fundo de reserva, caso necessário, para despesas que não as ordinárias. Seria como se o síndico recebesse carta branca para realizar gastos sem qualquer aprovação.
Infelizmente isso acontece mais do que imaginamos. A conta não fecha e o síndico, invariavelmente, acaba se complicando, mais cedo ou mais tarde, no cumprimento do orçamento. Isso é muito ruim para a saúde financeira do condomínio.
Imagine, agora outra situação. O síndico não realiza o aumento necessário da taxa condominial e não tem autorização para utilização do fundo de reserva para cobrir despesas, mas, mesmo assim, ele o utiliza. Os questionamentos acontecerão com certeza. Ainda mais se houver uma auditoria externa. Nesse cenário, o síndico pode ser cobrado judicialmente. Vale lembrar sempre as suas responsabilidades civil e criminal perante o condomínio.
A previsão orçamentária é um dos principais instrumentos administrativos, que fornece ao síndico antecipadamente a quantidade de recursos necessários para atender às obrigações de determinado período, geralmente de um ano, de acordo com o que determina o Código Civil, art. 1.350.
Para uma previsão orçamentária de qualidade, é preciso uma avaliação do exercício anterior, calculando-se a média de cada uma das contas e aplicando-se, em seguida, os respectivos reajustes, de acordo com os índices correspondentes. Conforme já mencionado acima, entenda-se conta como o agrupamento ou classificação de cada despesa ou receita pelo mesmo nome, como por exemplo “água”, “energia”, “elevadores” (despesas) ou “taxa condominial”, “aluguel para antenas de telefonia” (receitas).
De olho nas contas
É fundamental que sejam separadas as contas ordinárias e extraordinárias, seja na receita como na despesa. Esse cuidado será muito importante quando for feita a comparação entre o previsto e o realizado, demonstrando conhecimento e planejamento correto por parte do síndico e da administradora.
As despesas ordinárias são os gastos rotineiros de manutenção do edifício, tais como, salários, encargos trabalhistas, tarifas de consumo relativas às áreas comuns, limpeza e manutenção das instalações e equipamentos, contratação do seguro, honorários administrativos, advocatícios etc.
Já as despesas extraordinárias referem-se a reformas ou obras na estrutura da edificação, à pintura das fachadas, às instalações de prevenção e combate a incêndio, projetos de paisagismo e decoração, entre outras. Estas despesas devem ser aprovadas em assembleia específica, mesmo que o condomínio disponha de recursos no Fundo de Reserva ou no Fundo de Obras.
Um aspecto importante é que a previsão orçamentária serve de referência para taxa condominial do próximo período, portanto, dependendo do valor apresentado após análise, será necessário ou não aumentar a cota a ser paga pelos condôminos.
Uma dica valiosa é o gestor procurar demonstrar quais ações adotou para a redução de custos, como renegociação de contratos, redução de horas extras de funcionários, etc.
Contas individualizadas
Outro instrumento essencial na busca pela transparência é o condomínio possuir contas bancárias individuais em nome do condomínio, evitando a chamada conta pool, na qual todas as receitas e despesas de todos os clientes da administradora vão para uma conta em seu nome. Cumpre destacar que fundos de reserva, de obras, entre outros, devem ter contas separadas das despesas ordinárias, o que facilita consultas e, assim, traz mais transparência, eficiência e qualidade para a gestão.
*Por Rosely Schwartz, administradora especialista em condomínios, contabilista, autora do livro Revolucionando o Condomínio – 16ª ed. (Ed. Benvirá), é também autora e docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional na FECAP com transmissão ao vivo e do curso 100% Online de OCondomínio. Coordena o GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios do CRA-SP)
