O condomínio é um ambiente social que vem crescendo cada dia mais. Sendo assim, é exigido dos gestores e síndicos um trabalho transparente, com muita dedicação, organização e responsabilidade, atendendo a todos as questões, medidas e implementações feitas pelos moradores. Conquistar a empatia dos condôminos também é parte do seu trabalho, para que estes possam colaborar assiduamente com demandas da rotina administrativa, seja com novas configurações ou na tomada de decisões.
No condomínio, o papel do síndico é vital para o funcionamento do local, passando longe de ser uma tarefa fácil. Lidar com reclamações, tarefas, cobranças, diálogos, exigências dos condôminos, legislação e ética, não é para qualquer um. Estes fatores demandam muita responsabilidade, independente do gestor ser novo ou já possuir uma vasta experiência.
O que se destaca é que o síndico é o responsável por manter a ordem, fazer os pagamentos de salários e encargos, cuidar da inadimplência e ainda assegurar o bem-estar e a segurança dos moradores. Assim, os erros são cometidos, às vezes, não por incompetência, mas sim pelo grande fluxo de atividades delegadas a esse profissional.
Dentro desse quadro, as responsabilidades que competem ao síndico não podem ser ignoradas, negligenciadas e muito menos esquecidas. Pensando nisso, listamos, neste artigo, alguns erros corriqueiros cometidos pelo síndico, para que estes possam ser evitados.
Falta de ética
É imprescindível que o síndico ou administrador de condomínio tenha uma postura ética em sua gestão. Agir de maneira correta, estando alinhado a legislação ajuda na construção de um excelente perfil profissional e transmite confiança e seriedade aos condôminos.
A falta de ética não se atrela somente ao viés financeiro. Uma situação onde um prestador de serviço que vá realizar uma manutenção ou reparo no condomínio e o gestor ou síndico se aproveita da situação para fazer uso do serviço prestado para benefício próprio sem pagar pelo mesmo também é controverso. Ainda que não haja um desfalque direto, a atitude é completamente antiética é ilegal.
A autoridade competente ao síndico do condomínio deve estar diretamente ligada a sua postura ética. O profissional deve agir com transparência, ainda que muitas das vezes se depare com pessoas que são contra a sua administração.
Inadimplentes
Esse grupo detém dois dos erros mais graves que um gestor pode cometer. O síndico não deve expor de forma alguma o nome de inadimplentes, visto que esta ação causa um constrangimento ao devedor.
A advogada Yasmin Francis aconselha os síndicos da seguinte forma: “Quando o gestor se depara com uma demanda alta de inadimplência, este pode fazer a cobrança pessoalmente ao condomínio ou buscar pelo serviço de uma empresa especializada para assumir a questão. Mas nunca colocar a ciência dos demais condôminos em uma lista que exponha o grupo devedor. Tal ação cabe a uma penalidade de dano moral contra o condomínio.”
Ao prestar contas através de relatórios e balancetes, o síndico pode expor o número de moradores devedores e o valor total da dívida, mas jamais expor nomes, número de apartamentos ou qualquer outra informação que possa expor as pessoas em débito.
A advogada salienta que outro erro comum acontece quando o síndico tenta fazer a política da boa vizinhança, mas adverte que nunca deve se dar descontos ilegais a este grupo de inadimplentes. “O dinheiro que em questão não pertence ao administrador ou síndico, mas sim dos moradores. Por tanto, é ilegal oferecer descontos em multas ou juros para estes condôminos. O máximo a fazer é parcelar a dívida, quando possível.”, explica.
Mudanças no condomínio sem aprovação
Outro erro comum, principalmente para o profissional sem experiência, é o do síndico que faz mudanças no condomínio sem a aprovação prévia da assembleia.
“Essa atitude dá margem aos condôminos buscarem a justiça posteriormente, contestando os valores gastos com fazendo com que o síndico ou administrador devolva o valor gasto ao condomínio”, explica a advogada Yasmin, que reforça dizendo que o condômino tem o direito de cobrar o ressarcimento de valor, depositando no síndico a responsabilidade de arcar, por conta própria, com o prejuízo.
Leve a pauta para uma assembleia expondo as razões para que as mudanças sejam implementadas, possibilitando a realização das mesmas com tranquilidade.
Mudanças como obras emergenciais podem ocorrer sem aviso prévio, mas logo em seguida deve ser levada ao conhecimento dos demais condôminos em uma assembleia. Nesse caso, o síndico deve expor uma data para o início e o término da obra, esclarecendo o porquê ela deve ser executada com urgência e informando os custos de todo o procedimento.
Falha na comunicação
Uma comunicação falha pode causar muita dor de cabeça ao síndico. É importante que o profissional seja claro e objetivo com a informação que está transmitindo aos condôminos. Muitas das vezes o síndico ou gestor acredita estar tendo uma boa comunicação com os moradores, mas o excesso de informação, em alguns casos, torna a mensagem ineficaz.
É importante ter canais de comunicação variados. Estar ciente das necessidades dos condôminos faz parte das atribuições do síndico. O livro de ocorrência da portaria se tornou pequeno para a grande demanda. Assim, a tecnologia surge como suporte. Fazer uso das redes sociais, sites e e-mails para criar uma proximidade com os matadores é fundamental. Essas ferramentas auxiliam não só na ciência do síndico para as necessidades dos moradores, mas também para deixá-los a par do que está acontecendo no condomínio.
Se comunicar de forma adequada é importante para que as pessoas entendam que ali existe uma gestão transparente.
O síndico deve ser organizado, sabendo administrar os recursos de acordo com as demandas e deve ter boa habilidade de comunicação. Portanto, estar atento para não ser passível de erros. Quando estes virem a acontecer, identificá-los e solucioná-los. Uma gestão não deve ser cômoda, visto que as melhorias são contínuas, para atender às demandas dos moradores e se aproximar da eficiência.
Consequências graves
Quando um síndico, seja ele orgânico ou profissional, não exercer sua função em prol da coletividade e bem-estar de todos os condôminos, ele pode ser destituído. Para isso, basta provar que em sua gestão haja prática de irregularidades, não prestação de contas ou uma administração não conveniente do condomínio. Para saber como funciona esse processo, você pode ler o artigo do advogado Erick Regis, que publicamos aqui, ou nossa Condo.Live com a Dra Amanda Amaral, que pode assistir clicando aqui.
