Estar à frente da gestão de condomínios é um grande desafio. A missão de atingir a eficiência nesse processo é árdua e demanda liderança, visão administrativa e muito esforço. Dos três itens, a liderança se destaca, quando seu principal papel é identificar e satisfazer.
Contudo, como fazer isso? Quais práticas e ferramentas auxiliam um administrador ou síndico a ser bem sucedido em sua gestão?
O que é gestão condominial?
A gestão de condomínio é o sistema que alinha a administração eficiente de uma organização residencial. A ideia inicial faz parecer que a tarefa é simples, porém ao estudar esse processo, notamos que demanda dedicação, seriedade, profissionalismo e visão estratégica.
Através de um análise, conseguimos identificar as principais características que sustentam toda a estrutura da administração condominial, que são:
- Um administrador ou síndico capacitado para atuar de forma eficiente nos processos condominiais. Além disso, o profissional deve estar frequentemente atualizado com noções da área e ter uma escuta ativa para com os condôminos;
- Ter um grupo formado por subsíndicos, conselheiros e colaboradores atuam no suporte ao síndico ou administrador. Por intermédio deles, o gerenciamento se expande, atendendo a detalhes que passariam despercebidos aos olhos de um profissional que atue sozinho;
- Implementar meios que facilitem a comunicação entre a gestão e os condôminos;
- Uma boa gestão financeira ajuda no controle das contas a pagar e receber, a inadimplência, as auditorias e o fluxo de caixa;
- Administração de processos, como: contratos, atas, cobranças, ações judiciais e impostos;
- Adotar ferramentas tecnológicas que automatizam e otimizam as demandas da gestão.
É fundamental a identificação das necessidades do condomínio, para então buscar meios de solucioná-las.
Ter uma boa organização
Ser um profissional organizado ajuda a se atentar aos detalhes, ao planejamento de metas e a traçar caminhos para conquistá-las. Às vezes, esse processo começa nas assembleias condominiais quando são feitas críticas e sugestões dos condôminos. A partir daí, o síndico consegue estabelecer o que fará parte do planejamento.
Saber diferenciar o que é grave, urgente ou tendencial ajuda no processo de estabelecer a ordem de relevância das metas.
Fazer a administração de colaboradores
Terceirizar alguns serviços pode trazer muitos benefícios, como a otimização do tempo do gestor condominial. Contudo, há locais específicos no condomínio que precisam ser administrados por colaboradores que atendam diretamente ao síndico.
É importante administrar de forma eficiente não só a parte burocrática, mas também a liderança de equipe. Assim, um bom líder precisa de:
- ter uma escuta ativa;
- ser claro ao delegar tarefas, fornecendo as informações e suporte necessário para o colaborador exercer seu papel;
- reconhecer o trabalho de sua equipe.
Para atender a esses critérios, é necessário ter empatia para com seu time e visão boa empresarial.
Essas habilidades auxiliam o gestor a identificar os pontos positivos e negativos de cada colaborador de sua equipe. Isso possibilita a maximização de resultados e também minimiza os riscos de processos mal executados. Para isso, é importante que o síndico ou administrador se capacite em gestão de equipes.
Controle de finanças
É uma área vital para qualquer gestão de condomínio, visto que qualquer erro pode ser fatal para a gestão do síndico.
- Cálculo de arrecadação – é essencial para o planejamento financeiro estar a par de quanto de dinheiro entrou no caixa de seu condomínio;
- Inadimplência – ao calcular valores, é preciso levar em consideração o nível de inadimplência do condomínio, seja por aluguéis atrasados ou qualquer outro tipo de conta. Sempre haverá uma porcentagem de inadimplentes;
- Cálculo de gastos – estar a par de todas as despesas do condomínios, sejam estas contas de luz, água, manutenção, salário de colabores e até possíveis problemas que possam acontecer;
- Reserva financeira – ter uma reserva de fundos é fundamental para lidar com as possíveis eventualidades que possam acontecer no condomínio.
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Estabelecer comunicação
Manter uma boa comunicação não é uma tarefa fácil, principalmente em assembleias, quando muitos querem apontar problemas, mas poucos estão dispostos a ouvir as soluções.
Contudo, com o auxílio da tecnologia é possível ampliar a comunicação entre síndico e condôminos para além das reuniões de condomínio. Assim, é possível identificar com mais facilidade os problemas e solucioná-los de maneira eficaz.
Muitas são as responsabilidades de um síndico ou administrador. Porém, vimos que é possível se organizar e adotar práticas que podem tornar atividades complexas em algo funcional. O síndico deve manter um olhar atento, uma escuta ativa e prestar o suporte necessário ao seu time e aos condôminos. Assim, todos favorecem e tornam o condomínio um ambiente agradável para se viver.
