Administração condominial é um tema que contempla muitas questões. Quais as funções de uma administradora de condomínio? Que papel a prestadora de serviço exerce dentro da gestão condominial? Quanto o valor cobrado por uma administradora de condomínio? Esses e muitos outros pontos fazem síndicos de todo o país refletirem sobre a importância da contratação do serviço desse tipo de empresa.
As administradoras não se limitam apenas ao âmbito financeiro e de cuidados com funcionários. Atualmente, a parceria entre condomínio e administradoras foi maximizada, onde a gama de atividades e serviços pode ser bem ampliada, para atender a diferentes demandas e necessidades encontradas no ambiente condominial.
Confira nesta publicação, quais são as funções de uma administradora de condomínio.
Responsabilidades da Administradora de Condomínio
Inicialmente, é preciso entender quais são as principais funções de uma administradora de condomínio. Em suma, as responsabilidades da administradora de condomínios consistem em tratar da gestão jurídica, financeira, de recursos humanos, e administrativa do condomínio
As administradoras de condomínio potencializam o papel do gestor, contemplando-o com informações confiáveis, além de oferecer um direcionamento certo na situações que impactam diretamente a vida condominial.
A seguir, vamos abordar cada uma dessas áreas de atuação:
Funções de uma Administradora de Condomínio na gestão financeira
Uma das principais razões que levam um condomínio a buscar ajuda especializada de uma administradora é a gestão financeira. Por ser algo muito mais complexo do que emitir os boletos das cotas condominiais, pagar as contas e cobrar os inadimplentes.
Faz parte do papel da administradora auxiliar o síndico na elaboração da previsão orçamentária, um dos documentos mais importantes do ano condominial.
Através dessa projeção a comunidade pode se organizar não apenas para o pagamento das despesas mensais, mas também para as manutenções necessárias para manter o patrimônio de todos sempre valorizado.
Na parte das finanças, as principais atribuições de uma administradora de condomínio são:
- Gerenciar o fundo de reserva do condomínio;
- Cuidar das contas a pagar;
- Elaborar os demonstrativos de receitas e despesas;
- Fornecer assessoria na prestação de contas e previsão orçamentária;
- Fazer o controle da inadimplência no condomínio, realizando cobranças e desenvolvendo relatórios;
- Administrar a conta pool, caso o condomínio opte por essa modalidade de serviço
Funções de uma Administradora de Condomínio na gestão de recursos humanos
Uma das das partes vitais na administração condominial é a gestão de recursos humanos. Deste modo, não há condomínio que resista sem uma equipe de profissionais qualificados.
A atenção para com os colaboradores do ambiente condominial é fundamental, visto que estes são quem promovem os movimentos necessários para o bom funcionamento do local. Desde a conservação, passando por segurança, manutenção, tantos outros serviços básicos, são estes profissionais que “põem a mão na massa” no empreendimento.
Cabe ressaltar que a opção de terceirizar funcionários ajuda a manter o condomínio funcionando quando há férias, trabalhadores doentes etc, sem um acréscimo de preocupação para o síndico.
As principais funções de uma administradora de condomínio em relação aos recursos humanos são:
- Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
- Desenvolver e armazenar contratos de trabalho;
- Gerenciar o pagamento de encargos previdenciários;
Ainda que as administradoras fiquem responsáveis pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários, essas atividades são tidas como extras e, por isso, aumentam o valor do contrato de acordo com as demandas do condomínio.
Funções de uma Administradora de Condomínio na gestão jurídica
Na esfera jurídica, o papel principal de uma administradora de condomínio é oferecer assessoria ao síndico. Nesse quesito, a empresa administradora deve prestar suporte jurídico em casos de demandas como inadimplência.
Um exemplo, a administradora detém todo o conhecimento e pessoal necessário para iniciar uma cobrança judicial de condomínio rapidamente, antes que o problema se agrave.
As principais funções de uma administradora de condomínio em relação aos assuntos jurídicos são:
- Atualização permanente da legislação que envolve a administração de condomínios
- Consultoria tributária, fiscal e trabalhista;
- Emissão de notificações extrajudiciais e judiciais;
- Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio;
- Assessoria na elaboração de Regimentos Internos;
- Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, entre outros;
- Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas;
- Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações;
- Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias;
- Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais.
Deste modo, é preciso contratar os serviços de uma ótima administradora, que detenha associação com um advogado – ou escritório de advocacia – para colaborar com demandas recorrentes da vida condominial.
Funções de uma Administradora de Condomínio na gestão administrativa
Um dos papéis de maior importância, exercido por uma administradora de condomínio, está relacionado ao lado burocrático da vida em condomínio.
Faz parte da gestão administrativa oferecida pela empresa:
- Emitir e enviar boletos para o pagamento da taxa condominial;
- Organizar os documentos do condomínio;
- Organizar a pasta de prestação de contas;
- Cumprir as obrigações fiscais e contábeis do condomínio.
Uma gestão condominial eficiente demanda de múltiplas rotinas administrativas. Ainda que esta seja considerada uma das funções mais básicas da administradora, quando algum dos pontos não é administrado corretamente, pode resultar em multas ou outros prejuízos para o condomínio.
Fala especialista
Para fortalecer o entendimento sobre o tema, batemos um papo com Ramiro Moura, sócio diretor da administradora de condomínios Robotton.
A Robotton é a primeira administradora do Brasil a conquistar a ISO 37001, atestada pela RINA – Empresa Global Detentora do Credenciamento, que cria um Sistema de Gestão Antissuborno por meio de um conjunto de requisitos que visam combater práticas ilícitas das empresas. Atuando há 43 anos no mercado imobiliário com foco no relacionamento com o cliente e na resolução de conflitos. Suas ações são pautadas em padrões internacionais rigorosos, que atestam a conduta ética e a política de qualidade adotada pela empresa, estendendo essa conduta e profissionalismo aos seus parceiros, fornecedores, equipe e clientes.
Equipe CondoNews (CN): Quais as funções de uma administradora de condomínio na gestão financeira, administrativa, jurídica e de recursos humanos?
Ramiro Moura (RM): Com o objetivo de otimizar o trabalho e simplificar o processo de gestão de um condomínio, a administradora é responsável por operacionalizar os cuidados do condomínio. A administradora é encarregada de prestar todo apoio necessário ao síndico, conselho e condôminos para as melhores tomadas de decisão. As funções da administradora são, geralmente, delegadas pelo próprio síndico e firmadas em um contrato de prestação de serviços, conforme os interesses e as necessidades de cada condomínio. São inúmeras as atividades realizadas por ela, para que tudo funcione de maneira correta, algumas delas são:
- Fazer cotações e pedidos de compra;
- Emitir circulares, advertências e multas;
- Dar suporte ao síndico em questões rotineiras;
- Assessorar antes, durante e depois as assembleias;
- Emitir atas de assembleias;
- Emitir boletos dos valores aprovados em assembleia;
- Realizar o pagamento de contas, análises tributárias e prestação de contas;
- Auxiliar na previsão orçamentária;
- Controlar o vencimento de seguros e serviços obrigatórios;
- Controlar o pagamento das cotas do condomínio;
- Prestar consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
- Atualizar o síndico sobre leis e as normas que falam sobre gestão condominial;
- Escolher fornecedores mais confiáveis.
- Efetuar o processo seletivo e admitir funcionários
- Elaborar folha de pagamento
- Calcular e efetuar o pagamento de encargos sociais
- Processar e efetuar o pagamento de férias, 13o salário, rescisões, etc…
- Fazer os cálculos, controles e realizar pagamentos dos funcionários contratados pelo condomínio
CN: Qual é a diferença entre síndico e administrador de condomínio?
RM: O que acontece é que o trabalho do síndico e da administradora de condomínio são complementares. Por isso, juntos, eles conseguem fazer uma gestão mais eficiente do empreendimento.
É importante ressaltar que as funções da administradora são delegadas pelo síndico, ela não tem autonomia, por si só, para definir o que é feito ou não no condomínio.
Ainda é comum que algumas pessoas confundam as atribuições do síndico com as de uma administradora. De modo geral, o síndico é o único representante legal do condomínio, além de ser responsável pela gestão completa do condomínio.
Porém, quando é contratada uma administradora, as funções do síndico e as da empresa são diferentes: o síndico passa a ter a função mais estratégica do gerenciamento. Compete à administradora de condomínio a missão de ajudar o síndico em suas tarefas administrativas e no cumprimento de todas as exigências da lei.
O síndico continua sendo o representante, perante a lei, dos interesses do condomínio em todos os âmbitos: judicial, condominial e administrativo. Também é sua obrigação prestar contas de sua administração anualmente ou quando isso for exigido. É ele quem responde civilmente pelo condomínio.
CN: Quais os benefícios da administradora para o condomínio?
RM: Ao fechar parceria com uma administradora, o síndico tem um suporte que serve tanto como “consciência” dele (orientando, tirando dúvidas, analisando as ideias) quanto como um suporte técnico personalizado que atua por conta própria, executando muitas tarefas e liberando o síndico para atividades de natureza mais estratégica.
Entre as vantagens de contratar os serviços de uma administradora de condomínio, podemos citar:
- Gestão com visão profissional;
- Orientação na gestão tributária e fiscal;
- Serviços adequados às necessidades dos moradores;
- Consultorias em assembleias e nos assuntos do condomínio;
- Menor risco de penalizações por infração às leis;
- Suporte administrativo;
- Gestão financeira;
- Uso de tecnologia para apoiar a gestão e atendimento aos condôminos, dentre outros.
