Nos últimos anos, acompanhando auditorias e trabalhos em condomínios, uma situação sempre me chama a atenção: empreendimentos cada vez mais modernos podem começar sua operação sem que os processos administrativos e financeiros estejam no mesmo nível da estrutura física.
Esse cuidado ganha relevância em um mercado ainda aquecido. Segundo o Secovi-SP, a cidade de São Paulo comercializou 10.301 unidades residenciais novas em julho de 2026 e 118,1 mil no acumulado de agosto de 2025 a julho de 2026. Na capital paulista, análise do Jornal da USP apontou acréscimo de cerca de 426 mil apartamentos ocupados entre 2010 e 2022, alta de 42%.
Isso não significa que todo condomínio novo tenha problemas, nem que incorporadora, o síndico ou a administradora tenham agido de forma inadequada. O ponto é outro: o início da operação é um período de transição, com muitas decisões acontecendo ao mesmo tempo, e merece atenção especial.
O primeiro ano é um período sensível
Quando o condomínio inicia suas atividades, o síndico passa a administrar uma estrutura ainda em formação. Existem contratos de manutenção, contas bancárias, funcionários ou prestadores, previsão orçamentária, documentos da implantação, garantias da obra e decisões que precisam ser organizadas.
Dependendo do empreendimento, parte dessa estrutura já chega definida ou encaminhada durante a implantação. Por isso, uma das primeiras tarefas da nova gestão deveria ser entender o que foi recebido, quais obrigações já existem, quais contratos foram herdados e quais documentos precisam ser acompanhados.
Na nossa experiência, falhas nessa fase normalmente estão mais relacionadas à ausência de processo, documentação incompleta ou falta de definição de responsabilidades do que necessariamente à má-fé. Pequenas falhas de início podem acompanhar a gestão por meses se ninguém fizer essa revisão.
Pontos que merecem atenção desde o começo
Contratos existentes: contratos de portaria, limpeza, elevadores, manutenção, segurança e outros serviços precisam ser conhecidos pela gestão. Mais do que simplesmente substituir fornecedores, o importante é entender vigência, valores, reajustes, multas, escopo e responsabilidades antes de decidir se eles atendem à realidade do condomínio.
Recursos e fundos: valores arrecadados para fundos específicos devem ter acompanhamento e rastreabilidade compatíveis com sua finalidade. Isso vale para fundo de reserva, fundo de obras, valores de implantação e qualquer arrecadação aprovada com finalidade determinada.
Previsão orçamentária: o orçamento inicial é uma estimativa. Depois que o condomínio começa a operar, os custos reais podem se mostrar diferentes do projetado. Comparar orçamento e realização ajuda a identificar desvios e evita que o condomínio recorra ao fundo de reserva ou aprove chamadas extras logo nos primeiros meses.
Compras e contratações: sempre que possível, é recomendável estabelecer critérios de contratação, cotações e aprovações desde o início. O fluxo deve considerer a convenção, as decisões de assembleia, a urgência e a relevância de cada contratação. O mais importante é que o processo seja documentado e justificável.
Documentação da implantação: atas, contratos, documentos fiscais, extratos, laudos, garantias e demais registros precisam ser organizados e preservados. A falta de documentação dificulta a prestação de contas e a responsabilização adequada caso surjam dúvidas.
Por que revisar cedo é melhor do que corrigir tarde
Uma revisão no início da operação permite que a gestão conheça a situação que está recebendo e estabeleça uma linha de corte documental. Isso é importante principalmente para o síndico que assume responsabilidades sobre uma estrutura que não foi criada integralmente por ele.
Dependendo da necessidade, essa revisão pode ser feita por meio de uma diligência de entrada, levantamento documental ou trabalho de auditoria com escopo previamente definido. Na prática, trata-se de um diagnóstico inicial dos documentos, contratos, contas e controles recebidos. Mais importante do que o nome do serviço é deixar claro o objetivo, o período analisado e as limitações.
A auditoria preventiva também pode ser implantada desde os primeiros meses. Nesse caso, o objetivo é acompanhar periodicamente as contas, identificar inconsistências e apresentar recomendações para que gestão, administradora e conselho possam corrigir processos com mais rapidez. A auditoria não substitui a gestão, mas oferece uma camada independente de verificação.
Gestão moderna começa com processo
Os novos empreendimentos podem possuir estruturas operacionais complexas, com diferentes serviços, tecnologias, contratos e obrigações. Essa realidade exige organização compatível. Não basta o prédio ser moderno se compras, pagamentos, documentos e decisões continuam dependendo apenas de controles informais.
Para o síndico, isso traz segurança. Para a administradora, processos mais claros. Para o conselho, melhores condições de fiscalização. E para moradores e proprietários, maior transparência sobre a utilização dos recursos que sustentam o patrimônio coletivo.
O primeiro ano não determina sozinho toda a história financeira de um condomínio. Mas é uma oportunidade importante para estabelecer uma cultura de organização e controle desde o começo. Quanto mais cedo os processos são estruturados, menor tende a ser o esforço necessário para corrigir falhas acumuladas no futuro.
*Por Marco Bole, sócio diretor do Grupo SGEx, empresa especializada em auditoria, investigação e governança para condomínios e associações.
