A portaria é o cartão de visitas de um condomínio porque é lá que as pessoas – sejam visitantes, novos moradores e interessados em comprar uma unidade – têm seu primeiro contato com um condomínio. Por isso, é importante que todos os profissionais que façam parte da equipe saibam muito bem qual é a função que o porteiro desempenha.
Perfil comportamental
Como deve se portar o profissional que dá as boas vindas para quem chega? Elencamos as cinco principais características:
- Atenção ao trabalho
- Qualificação profissional
- Discrição
- Boa comunicação
- Autocontrole
Existem outros detalhes importantes na hora de contratar um porteiro de condomínio. Mas, o fator crucial é alinhar as atribuições ideais desse profissional com uma boa verificação curricular. E a gente vai falar mais a seguir sobre as características técnicas e comportamentais essenciais para o cargo, além de esclarecer dúvidas acerca da funções de outros membros da equipe.
Porteiro x Zelador x Vigilante
Como sabemos, um condomínio necessita de muitos cuidados e, geralmente, conta com uma equipe multidisciplinar para garantir a eficiência do empreendimento. Por isso, para te explicar o que cada membro faz, vamos conhecer mais sobre as rotinas de três profissionais essenciais no condomínio: o zelador, vigilante e porteiro. Veja a seguir:
Vigilante
Profissional que se certifica ativamente da segurança do local e dos moradores. Por conta disso, a função tem uma série de exigências específicas da função, além de ser necessário registro na Delegacia Regional do Trabalho.
O vigilante possui uma ação mais ostensiva e seu objetivo é impedir ou inibir a ação criminosa, com a finalidade de proteger os bens patrimoniais. Por isso, é necessário que tenha porte de arma, não importando se no posto será ou não exigido que o vigilante trabalhe armado.
Zelador
Profissional responsável pela conservação do edifício bem como o estado de elevadores, áreas comuns e muito mais. Ele é o braço direito do síndico para manter o empreendimento em pleno funcionamento.
Principais atividades
- Cuidar da conservação do empreendimento;
- Controlar os recebimentos dos pagamentos;
- Estar atento às instalações elétricas e hidráulica do condomínio;
- Ajudar o síndico com a política da boa convivência dos moradores;
- Ter um bom relacionamento com os moradores;
- Fazer cumprir e prezar pelas regras do condomínio;
- Reportar ao síndico sobre tudo o que acontecer no condomínio.
Porteiro
Profissional que controla a entrada e a saída das pessoas, cuida das correspondências e dos bens do condomínio.
Principais atividades
- Controle de acesso
- Recebimento de correspondências e encomendas
- Gestão do livro de ocorrências
- Zelo pela ordem e segurança
Detalhando as funções do porteiro
De acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações, os porteiros são profissionais que zelam pela guarda do patrimônio e exercem a vigilância de fábricas, armazéns, residências, estacionamentos, edifícios públicos, privados e outros estabelecimentos, percorrendo-os sistematicamente e inspecionando suas dependências, para evitar incêndios, roubos, entrada de pessoas estranhas e outras anormalidades; controlam fluxo de pessoas, identificando, orientando e encaminhando-as para os lugares desejados.
Por isso, os porteiros atuam nas portarias, principalmente, ao fluxo de moradores e visitantes para garantir o bem-estar dos condôminos e segurança do condomínio. Entenda melhor as quatro principais responsabilidades:
1- Controle de acesso
É do porteiro a responsabilidade de controlar a entrada e a saída de pessoas em um edifício. É ele quem autoriza ou não o acesso de moradores, visitantes, prestadores de serviços e funcionários das unidades. Para isso, deve-se realizar o registro de informações exigidas, como nome, horário de entrada e saída dos visitantes.
Caso alguém que não mora no local queira entrar, o porteiro deve identificar a pessoa e entrar em contato com os condôminos. Esse processo deve ser realizado na portaria com a ajuda de ferramentas, como interfone, câmeras e aplicativos de celular.
É válido ressaltar que liberar ou não a entrada de pessoas depende apenas dos moradores. Ou seja, o porteiro não decide nada, apenas executa essa ordem do condômino.
2- Recebimento de correspondências e encomendas
Também faz parte de sua função a gestão e distribuição de correspondências e encomendas aos destinatários. Por isso, fica encarregado de fazer a triagem de tudo o que chega ao local e encaminhar para cada morador.
Então, podemos dizer que o porteiro é o primeiro contato dos entregadores. No entanto, eles não têm acesso ao condomínio e os moradores os recebem apenas em casos especiais, como o de entregas de móveis e eletrodomésticos. O ideal é que qualquer encomenda seja entregue na portaria, evitando a entrada de estranhos ao local.
3- Gestão do livro de ocorrências
O livro de ocorrências é um documento de registro que serve para anotar tudo o que ocorre no condomínio. Nele, os moradores e lojistas podem relatar problemas, fazer reclamações, dar sugestões, informar a necessidade de ajustes e reparos na infraestrutura e áreas comuns do edifício.
Como o livro de ocorrências fica na portaria, é de responsabilidade do porteiro cuidar dele e garantir que todos os condôminos façam bom uso do documento, deizando suas assinaturas sempre que o utilizarem. Assim, certifica-se de que não existem denúncias ou reclamações feitas anonimamente ou em nome de terceiros.
Além disso, é dever do porteiro avisar ao síndico que há novas informações no livro de ocorrências.
4- Zelo pela ordem e segurança
Ainda que seu trabalho seja diferente do vigilante, as funções do porteiro também são remetidas à proteção de bens e pessoas. Geralmente, este profissional possui acesso ao sistema de segurança do condomínio e deve saber como agir caso haja alguma anormalidade no local, como atos de vandalismo, assaltos, incêndios, pessoas estranhas rondando o prédio, entre outras situações.
Além de tomar as medidas cabíveis para pedir socorro em situações de emergência, o porteiro precisa saber como evitar tumultos e confusões no ambiente, sem deixar de ser gentil e educado com todos.
Como tornar a portaria mais segura
A maioria das pessoas optam por morar em condomínios por serem mais seguros, o que torna este quesito um item de alto valor para os moradores. Por isso, síndicos e gestores condominiais têm investido altos em segurança.
E o uso da tecnologia só tem a somar pois ajuda os responsáveis pela gestão do prédio a terem controle sobre a manutenção da segurança de seus condomínios, a partir do momento em que podem fiscalizar e ajudar os porteiros, otimizando o serviço que estes prestam. Além de também fiscalizar o comportamento dos condôminos, identificando as normas de segurança que precisam ser mais reforçadas.
E para manter paz de espírito dos moradores – e todos os profissionais envolvidos – a prevenção é a palavra de ordem quando se pensa em segurança. Por isso, é importante preparar os porteiros para que saibam como evitar situações de risco e como agir caso uma dessas situações venha a acontecer.
Hoje, o profissional responsável pela portaria precisa ser responsável, ter bom trato nas relações interpessoais e estar apto para lidar com equipamentos tecnológicos já que a tecnologia se tornou uma grande aliada para a proteção dos moradores e funcionários de um condomínio.
Mas, é importante lembrar que o porteiro de condomínio não é o único que deve estar atento à manutenção da segurança, pois os condôminos também devem estar cientes de seus deveres e atuar de forma a preservar o bem estar de todos. Para te ajudar nisso, listamos três ações que garantem a segurança em um condomínio:
- Padronização das funções do porteiro
O porteiro deve estar focado em manter a segurança do condomínio e para isso é necessário que tanto ele quanto os condôminos conheçam, de forma clara, quais as funções que ele está ali para desempenhar.
O porteiro de condomínio não deve exercer funções de manobrista, carregador, encanador, eletricista, dentre outras. O regimento interno e a convenção do condomínio devem comunicar, a todos, o tipo de serviço prestado pelo porteiro, a quantidade de funcionários da portaria e o horário em que esses serviços serão prestados.
Para isso, é preciso treinar e orientar como ele deve recusar, de forma educada, solicitações inadequadas dos condôminos, contando com o apoio do síndico para a manutenção das normas estabelecidas.
- Treinamentos regulares
O porteiro de condomínio deve ser treinado para exercer as funções para as quais foi contratado. Esses treinamentos podem ser ministrados por empresas terceirizadas, especializadas em segurança. É comum que nesses cursos os porteiros aprendam sobre primeiros socorros; técnicas para identificação de visitantes, prestadores de serviços e moradores; técnicas de segurança para abrir e fechar portões; técnicas para acionar as autoridades cabíveis em situações de risco, dentre outras. Muitas dessas prestadoras de serviço promovem treinamentos, inclusive com os moradores, simulando situações de perigo com o intuito de desenvolver habilidades desejáveis para esses contextos.
O manuseio correto dos equipamentos tecnológicos, presentes na portaria, também deve ser passível de treinamento. O síndico deve acompanhar a evolução do porteiro e auxiliá-lo com possíveis demandas. Deve-se ter consciência de que a falta de suporte e treinamento adequado, pode levar o funcionário da portaria a tomar uma série de decisões inadequadas, acarretando consequências desastrosas e colocando em risco a segurança de todos e do patrimônio material dos condôminos.
Os treinamentos devem ser atualizados frequentemente, para que o porteiro de condomínio esteja apto a praticar a teoria apreendida, com agilidade física e mental.
- Apresentação pessoal e boa comunicação
Comunicar-se bem é essencial para a função de porteiro de condomínio. Conseguir compreender o que o visitante ou prestador de serviço deseja e transmitindo a informação de forma eficaz ao morador, permitindo assim que este atue da forma necessária, seja autorizando a entrada de visitante ou dirigindo-se à portaria para realizar pagamentos e buscar encomendas, por exemplo.
Um profissional da portaria, bem treinado, sabe que ao estabelecer sua comunicação não deve utilizar gírias, nem estabelecer muita intimidade. O diálogo com os moradores, visitantes e entregadores deve ser mais formal e causar uma boa impressão na maioria das pessoas atendidas.
Essa abordagem mais formal também vale ao atender ligações telefônicas. É indicado que o síndico esteja atento para estabelecer um padrão de atendimento, para que nenhuma informação importante seja perdida.
A apresentação física do porteiro também é importante para causar uma boa impressão, tanto para os condôminos quanto para os visitantes. Por isso, é importante que o profissional seja cuidadoso com o seu uniforme, e que seja informado sobre o uso de barba, brincos, colares, entre outros itens pessoais. Isso porque o porteiro deve transmitir a imagem que o condomínio deseja passar.
Outro ponto é que ele seja orientado a trocar o uniforme dentro do condomínio, tanto na chegada quanto na saída, para evitar que desconhecidos identifiquem onde ele trabalha.
O que não é responsabilidade do porteiro
- Realizar a faxina do hall ou da portaria;
- Manutenção dos equipamentos do condomínio, mesmo os de monitoramento;
- Por mais que ele tenha bastante contato com os moradores, até mais do que o síndico, as reclamações não devem ser repassadas ao porteiro. Cabem aos moradores conversarem diretamente com o síndico ou zelador.
Portaria Remota x Porteiro
Cada vez mais popular, a portaria remota ainda levanta muitas dúvidas sobre seu funcionamento porque muitas pessoas acreditam que não é possível um condomínio funcionar sem porteiros. Mas é importante não cair no senso comum.
Um prédio sem porteiro é uma ótima redução de custos em tempo de alta de inadimplência, e tudo isso sem abrir mão da segurança, pois a portaria remota funciona por meio de uma central remota, que além de garantir o máximo de proteção para os moradores.
Posso terceirizar os porteiros do meu condomínio?
Nos condomínios não só a função do porteiro pode ser terceirizadas, como a do síndico, limpeza, vigias, zelador, entre outros, também podem ser contratados. Então, a resposta é sim, você pode terceirizar a contratação de síndicos e porteiros para o seu edifício.
Para o síndico ou conselho do condomínio tomar essa decisão é preciso colocar essa opção em pauta e votação nas assembleias condominiais para que essa pauta seja definida e aprovada.
Existem muitas empresas de terceirização de serviços em condomínios que oferecem todos os serviços que um empreendimento precisa para o seu bom funcionamento, por isso pesquise e escolha a melhor opção para o seu condomínio
