É fundamental que o síndico se preocupe com a redação da ata das assembleias ordinárias e extraordinárias, para que as deliberações sejam registradas de forma correta, refletindo exatamente os acontecimentos que ocorreram.
A ata é um documento oficial que deve apontar em forma de relato detalhado, mas objetivo, tudo que ocorreu na reunião. A sua elaboração é realizada pelo secretário da mesa e avaliada pelo presidente da assembleia e, posteriormente, assinada por ambos.
Na sequência, a ata será encaminhada ao síndico apenas para que se verifique se todos os assuntos foram mencionados no conteúdo. Ele, estando de acordo com o texto, irá, em continuidade, enviar à administradora, para que esta providencie o registro em Cartório de Títulos e Documentos.
Embora não haja a obrigação de que todas as atas sejam registradas, somente é exigido o registro da ata eleição do síndico, que é utilizada para por exemplo abrir conta em banco e comprovar a representatividade na justiça. O registro torna o documento público, para que possa ser recuperada a qualquer momento caso o livro de ata seja perdido.
Depois do registro, a ata será fixada ou colada no livro e a sua cópia enviada para todos os condôminos. Dependendo da pauta da assembleia, também será enviada para os possuidores, que inclui os inquilinos.
Para auxiliar na elaboração da ata e garantir que todos os conteúdos da reunião sejam incluídos, é recomendado que a sessão tenha o áudio gravado. Para isso, é indispensável que a gravação tenha sido aprovada em uma assembleia anterior, evitando qualquer questionamento no momento da assembleia.
Cuidados na elaboração da ata
O conteúdo da ata não pode ser alterado após o seu registro e distribuição. Por ser um documento formal, é preciso seguir algumas normas:
- Não há parágrafo no texto;
- Os verbos na ata devem ser conjugados no passado, em geral no pretérito perfeito do indicativo, como: “foi comentado”, “ocorreu um debate” e “observou com clareza”;
- É recomendável que a ata seja lavrada após o final da reunião, para que possa ser lida e assinada pelo secretário, pelo presidente da mesa e todos os presentes. No entanto, não é obrigatório, podendo apenas o resumo ser lido no final das deliberações; também pode ser elaborada posteriormente e entregue aos condôminos dentro do prazo previsto em convenção, que, na maioria dos casos, é de 10 dias;
- Pode fazer parte do texto da ata quadros, planilhas e gráficos, visando trazer maior clareza e facilidade de compreensão;
- Para facilitar a leitura e localização dos assuntos abordados é recomendado que na escrita dos itens referentes às pautas sejam utilizados CAIXA ALTA e negrito.
Exemplo básico de ata
Aos 25 (vinte e cinco) dias do mês de junho de 20…., às 21h, no Salão de Festas do Edifício Paraíso, localizado à rua Anjos Nº 10, reuniram- se em Assembleia Geral Extraordinária os senhores coproprietários das unidades autônomas, aptos. 22, 31, 43, 54, 62, 71, 73, 74, 82, 83, 92, 102, 103, 112, 113, 114, 121, 123, e representados legalmente através de procuração, destinada à unidade 112, os aptos. 32, 41 e 52.
A reunião atendeu ao edital de convocação regularmente expedido através de carta-circular protocolada, distribuída a todos os condôminos; e para os não-moradores carta- circular registrada, enviada pelo correio.
Feita a abertura dos trabalhos, os senhores condôminos indicaram para a Presidência da mesa o Sr. Bartolo X, apto. 102, que convidou a mim, Rafael Y, apto. 54, para secretariá-lo. Aberta a sessão, o Presidente leu em voz alta a “Ordem do Dia”, cujos itens específicos foram os seguintes:
- Aprovação de um orçamento para reforma dos elevadores.
- Assuntos gerais de interesse do condomínio. Foi colocado em pauta o primeiro
assunto:
Feita a abertura dos trabalhos, os senhores condôminos indicaram para a Presidência da mesa o Sr. Bartolo X, apto. 102, que convidou a mim, Rafael Y, apto. 54, para secretariá-lo.
Aberta a sessão, o Presidente leu em voz alta a “Ordem do Dia”, cujos itens específicos foram os
seguintes:
- Aprovação de um orçamento para reforma dos elevadores.
- Assuntos gerais de interesse do condomínio. Foi colocado em pauta o primeiro
assunto:
1) REFORMA DOS ELEVADORES (tetos, pisos e botoeiras internas)
Lembrou o Sr. Síndico que foi encaminhado para as empresas licitadas o escopo da obra definido na assembleia anterior, realizada no dia 15 de abril de 20….. Observou ainda que as amostras dos materiais e as fotos ficaram expostas desde o dia 15 de junho de 20…. e que os orçamentos foram escaneados e postados no site do condomínio, visando eliminar qualquer tipo de dúvida. Além dessas providências, foi encaminhado a todos os condôminos, junto com a convocação, um resumo dos orçamentos, que atenderam ao escopo e tiveram o levantamento cadastral aprovado. Foi esclarecido pelo Sr. Síndico que dentre os orçamentos apresentados não estava constando o da empresa ELEV, indicada pela unidade.
2) ASSUNTOS GERAIS DE INTERESSE DO CONDOMÍNIO
• Foi questionado pelo morador do apto. 54 se as obras de impermeabilização foram terminadas e os problemas de vazamentos, sanados. O Sr. Síndico informou, segundo sua própria verificação, que não está havendo mais vazamentos e que a empresa contratada irá terminar a pintura e fornecer um recibo de quitação dos serviços.
• Os condôminos das unidades 22, 54 e 62 sugeriram que o condomínio adquirisse novos brinquedos para área do playground, em função de estarem antigos e que havia dinheiro suficiente no Fundo de Reserva. O Sr. Síndico informou que irá convocar uma assembleia, para o dia 20 de junho, com pauta específica para tratarem do assunto, dado que na presente assembleia não poderiam os condôminos deliberar sem que os outros tivessem o conhecimento de que esse assunto seria tratado, mesmo havendo recursos financeiros para isso.
Nada mais havendo a ser tratado e como ninguém quisesse fazer uso da palavra, o Sr. Presidente considerou encerrados os trabalhos, tendo deliberado que fosse lavrada a presente Ata.
PRESIDENTE: Secretário:
Por Rosely Schwartz, professora do curso “Administração de Condomínios e Síndico Profissional” da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP) e dos cursos 100% online de OCONDOMINIO. Também é autora do livro “Revolucionando o Condomínio”, participou do quadro “Chame o Síndico”, do Fantástico, na Rede Globo.
