No atual cenário empresarial, o maior desafio do empresário é tentar prever situações que possam impactar diretamente nos resultados dos negócios. E é nessa linha que surge a gestão de contrato como parte essencial desse jogo.
Vale dizer que existem vários conceitos sobre gestão contratual, sendo alguns no sentido de organização dos contratos internamente, outros considerando o monitoramento dos acontecimentos ocorridos durante toda a vigência contratual (durante a “vida” do contrato) e outros que retratam a atenção que se deve aplicar desde a origem do contrato (com a negociação).
Considerando a amplitude do tema, para os fins deste artigo, tratarei a gestão contratual norteando a seguinte indagação: porque um contrato assinado ou padronizado pelas partes não pode ser esquecido na “gaveta” ou em “arquivo digital”?
É indiscutível como um contrato padronizado facilita a operação interna de uma empresa. No entanto, necessariamente, ele precisa ser revisto de “tempos em tempos”, considerando como termômetro a própria dinâmica da operação empresarial da companhia, para que se mantenha alinhado com as exigências de mercado. Lembrando que um bom contrato é aquele que está juridicamente correto (de acordo com a legislação/jurisprudência) e comercialmente adequado para a operação.
Para a aferição dessa adequação comercial, é de suma importância que o jurídico – o “construtor” do contrato – “ouça” com profundidade a necessidade e a dor da empresa, tendo como premissa maior a venda, a entrega e o pós-venda do seu produto. Ou seja, a gestão começa com a elaboração de uma minuta contratual que atenda efetivamente as necessidades da empresa, sem engessar a sua operação. Salientando que uma minuta sem a devida clareza gera atrasos no fechamento de negócios, haja vista as inúmeras devolutivas que podem surgir.
Uma outra vertente da gestão de contratos, é a necessidade de acompanhamento da execução do contrato após a sua assinatura. Muitas vezes esse acompanhamento é negligenciado pelas empresas, causando-lhes, a curto e médio prazo, um prejuízo grande em relação às operações contratuais em andamento.
Não basta termos um contrato bem elaborado com escopo e obrigações bem detalhados, se não houver monitoramento contínuo, em especial em relação ao cumprimento das obrigações assumidas pelas partes a cada fase contratual, possibilitando que eventuais intercorrências sejam documentadas através de notificações extrajudiciais ou e-mails intermediários, aditamentos contratuais, termos de quitação de obrigações, entre outras providências, onde as partes envolvidas são chamadas à responsabilidade, sempre com o propósito de manter a contratação em nome da boa-fé presente nos negócios ou até mesmo legitimar uma rescisão justificada do contrato por descumprimento insanável. Não são raras as vezes que os clientes nos procuram com situações de impasses contratuais não documentados durante a vigência do contrato, e que nos dá pouco respaldo jurídico para uma rescisão imediata do contrato, por exemplo.
Ainda com esse escopo de gestão, um outro ponto importante é verificar se as condições escritas quando da assinatura continuam ativas ou foram alteradas. Nossos tribunais vêm entendendo que as condições comerciais praticadas e não documentadas podem ser aceitas como se fosse um “aditamento contratual verbal”, o que pode refletir em uma realidade desfavorável, em termos econômicos, para a empresa. Aconselha-se que a mudança das condições comerciais contratadas inicialmente seja documentada através de um aditamento contratual ou até por algum outro documento que consiga comprovar de alguma forma que aquele determinada condição foi alterada.
Também devemos considerar a gestão contratual como ferramenta estratégica para a tomada de decisão com o intuito não só de controlar, mas também de planejar o futuro. Ter em mãos um histórico sequencial e cronológico de situações que ocorreram durante a execução do contrato, dará subsídios ao empresário para decidir se continuará ou não com uma parceria comercial, por exemplo (renovação de contrato). Essa situação faz parte da gestão de riscos de fornecedores, parceiros comerciais e até de clientes, pois assume um papel estratégico para o empresário para o crescimento da sua empresa e a geração lucro.
Por fim, a prática nos diz que a gestão contratual deve ser tratada com grande seriedade pelos empresários, não só com o propósito de se evitar problemas futuros (atuação preventiva), mas também como instrumento de geração de oportunidades, benefícios e lucro.
*Por Karen Ebaid, advogada espcializada em Contratos e Viabilização de Negócios Imobiliários, sócia da área Contratual do Duarte e Tonetti Advogados.
