Segundo o Código Civil, art. 1.347, assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá ser renovado. Para garantir que esse ato seja válido legalmente, alguns ritos precisam ser adotados, seguindo o que estabelece o Código Civil e a própria convenção do condomínio:
Antecedência
A convocação precisa ser entregue, com comprovação de recebimento, para todos os condôminos, atendendo à antecedência determinada pela convenção, que geralmente estabelece 10 dias.
Quórum para a assembleia de eleição
Na convocação deve estar claro o quórum para a primeira chamada, que deverá ser de 50% + 1 da
totalidade da massa condominial, e para a segunda chamada, maioria simples dos presentes.
Direito ao voto
Segundo o art. 1.335, III, têm direito a votar nas deliberações da assembleia e dela participar os condôminos que estão quites com as cotas condominiais.
Uso de procurações
É preciso observar na convenção o que está definido sobre essa questão. Há convenções que exigem que as procurações precisam ter o reconhecimento de firma das assinaturas, outras são omissas. As convenções mais modernas são claras em impedir que procurações sejam usadas pelo síndico para se eleger, aprovar suas contas ou obras que tenha interesse. Ainda estende essa
limitação ao subsíndico e conselheiros, além disso, limita o número de procuração por condômino. O Código Civil é omisso sobre essa questão.
Quem pode se candidatar?
Deve-se verificar as determinações da convenção, dado que, pelo Código Civil, não há restrição para as pessoas que não sejam condôminos, moradores em geral, como inquilinos, pessoas físicas ou jurídicas. Desta forma, abre-se a possibilidade da escolha de síndico externo, chamados pelo mercado de síndico profissional, exceto quando a convenção exige que seja condômino.
E quem não pode?
Pessoa que tenha alguma restrição legal na Receita Federal, ou seja, aposentada por invalidez. A convenção poderá também impedir que o inadimplente se candidate, embora a Lei não aborde esse assunto. O artigo 1.335, III trata do voto, mas não da candidatura.
Lista de presença
Todos devem assinar a lista, seja ela física ou digital.
Composição da mesa da assembleia
Faz parte dos ritos de uma assembleia a escolha de um presidente, que irá conduzir e disciplinar os trabalhos, e a escolha de um secretário, que irá auxiliar na redação da ata.
Quem pode presidir a mesa?
Muitas convenções proíbem que o síndico seja presidente da mesa, em função de poder haver conflito de interesses, mas caso a convenção seja omissa, ele poderá assumir esse posto. De acordo com algumas convenções caberá ao presidente da mesa, em caso de empate, o voto de “minerva”.
Registro do voto
O voto pode ser aberto ou fechado (secreto). Para a escolha do síndico é recomendado que seja secreto para que haja maior liberdade na escolha dos votantes.
Cuidados quando a assembleia for virtual
É importante destacar que a assembleia virtual requer alguns cuidados adicionais aos que foram mencionados para garantir que o processo seja válido e transparente.
- Plataforma confiável – É fundamental que o sistema escolhido seja seguro, acessível, de uso intuitivo e que garanta a preservação dos dados, respeitando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Além disso, deve-se utilizar senha e método de autenticação para garantir que
apenas os condôminos tenham acesso à reunião; - Convocação com todas as orientações – Deve ser feita atendendo à antecedência estabelecida na convenção e incluir todas as instruções necessárias para a participação na reunião, como o link de acesso e indicação sobre o uso da plataforma;
- Quórum – Deve ser mantido, da mesma forma que a assembleia presencial;
- Votação – O sistema deve ser seguro para garantir a confiabilidade e a integridade dos votos, além de assegurar que cada condômino vote apenas uma vez;
- Gravação da assembleia e ata – Gravar pode ser muito útil para auxiliar na elaboração da ata, dando maior transparência e refletindo exatamente o que ocorreu, além de evitar que participantes tenham falas inadequadas;
- Procuração digital – Não havendo restrição na convenção, as procurações poderão ser enviadas digitalmente, dentro da própria plataforma.
Com a adoção desses cuidados, a eleição de síndico será um processo justo, transparente e legítimo, o que evitará qualquer tipo de questionamento judicial para anular a eleição.
*Por Rosely Schwartz é administradora especialista em condomínios, contabilista, autora do livro Revolucionando o Condomínio – 16ª ed. (Ed. Benvirá), é também autora e docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional na Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP) com transmissão ao vivo e do curso 100% Online de OCondomínio. Coordena o GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios do CRA-SP).
