A realização de assembleias é um instrumento fundamental para resolver as diversas demandas da vida condominial. O Código Civil prevê que deve ocorrer no mínimo uma por ano, que é a chamada AGO – Assembleia Geral Ordinária, com alguns itens já previamente definidos em lei e na convenção do condomínio, havendo também a chamada AGE – Assembleia Geral Extraordinária, que pode ocorrer a qualquer tempo para tratar de determinado assunto previsto na pauta.
Cada condomínio terá suas eventuais particularidades sobre as assembleias gerais com relação aos seus prazos, locais de realização, formas de convocação, constituição de mesa condutora (presidente e secretário) e tudo isso precisa ser observado pelo síndico e sua equipe administrativa, seja ela própria ou contratada como, por exemplo, administradora (ou profissional) que presta serviços de assessoria para realização da assembleia.
Portanto, para que uma assembleia aconteça de forma satisfatória, é importante garantir primeiramente o cumprimento das formalidades que antecedem sua realização, a fim de eliminar pelo menos parte dos problemas que podem ocorrer nela, que são estes ligados aos questionamentos de ordem legal.
No entanto, sabemos que grande parte dos problemas que impactam na eficiência de uma assembleia está relacionada ao comportamento das pessoas presentes, muitas das quais sequer têm conhecimento dos requisitos que envolvem aquele ato solene, agindo então de forma inapropriada para a ocasião, requerendo assim atitudes assertivas por parte do síndico ou de sua equipe auxiliar para conduzir a assembleia de forma eficiente.
Entendemos como fundamental que o síndico esteja preparado técnica e emocionalmente para estar à frente de uma assembleia (domínio do assunto e inteligência emocional), pois ele normalmente é o protagonista deste ato, devendo fazer escolhas de pessoas com os mesmos requisitos de qualidade, pois haverá pelo menos mais dois personagens, além dele, que terão muita importância na assembleia, que são o secretário e o presidente.
Muito importante também é pensar nas condições estruturais para proporcionar um ambiente preparado que seja acolhedor e harmonioso para a realização da assembleia como temperatura, higiene, assentos suficientes, café e água, pois tudo isso ajuda a reduzir o potencial de estresse nas discussões entre os participantes.
Outras sugestões que também julgamos relevantes é que o síndico divulgue antecipadamente aos moradores as explicações sobre cada item previsto na pauta da assembleia, como o histórico do problema ou situação, a estimativa dos custos envolvidos (se haverá cota extra, por exemplo), as propostas e as consequências de eventual recusa ou postergação da decisão, as regras de funcionamento da assembleia, como o limite de horário para encerrar a reunião (estimativa de duração), o tempo de exposição das ideias, abertura para perguntas, critério de votação, limite de participação ou presença na reunião de pessoas de uma mesma unidade, dentre outras particularidades de cada condomínio.
Porém, mesmo com tudo isso programado e cumprido, tudo dependerá em grande parte da atuação daquele personagem a quem foi delegado o poder e responsabilidade de presidir os trabalhos, que é o presidente, pois essa escolha poderá fazer toda a diferença.
*Por Marllon Furtado, Gerência Geral de Condomínios da Estasa Administradora
