A gestão financeira é um dos pilares da boa administração condominial e, dentro dela, poucos temas geram tantas dúvidas quanto ao uso do fundo de reserva e do fundo de obras. Embora ambos façam parte da rotina dos condomínios, suas finalidades são distintas e o uso inadequado pode comprometer não apenas o caixa, mas também a confiança dos condôminos e a valorização do patrimônio coletivo.
O fundo de reserva funciona como uma poupança permanente do condomínio. Ele é formado, em geral, por um percentual fixo da taxa condominial e existe para cobrir imprevistos que exigem resposta imediata. Falhas em elevadores, problemas em bombas d’água, panes elétricas ou vazamentos estruturais que coloquem a segurança em risco são exemplos de despesas que justificam o uso desse recurso. Trata-se de um fundo que deve estar sempre disponível e que não deve ser confundido com verba destinada a despesas ordinárias ou obras planejadas.
Já o fundo de obras tem natureza temporária e finalidade específica. Ele nasce a partir de uma decisão coletiva em assembleia e serve para viabilizar melhorias, reformas ou projetos previamente definidos, como a modernização de áreas comuns, adequações de acessibilidade, reformas de fachada, impermeabilizações programadas ou a instalação de novos sistemas de segurança. Diferentemente do fundo de reserva, ele existe enquanto houver necessidade de arrecadação para aquele objetivo e se encerra quando a obra é concluída.
A distinção entre esses dois fundos não é apenas conceitual, mas também jurídica. O Código Civil estabelece a obrigatoriedade de contribuição para as despesas condominiais, enquanto a convenção e o regimento interno detalham percentuais, regras de uso e quóruns de aprovação. Em regra, obras que alteram a estrutura ou a fachada exigem aprovação de dois terços dos condôminos, enquanto benfeitorias consideradas supérfluas podem demandar unanimidade. Já despesas emergenciais reais podem ser executadas pelo síndico, desde que haja prestação de contas posterior.
Definir o que caracteriza uma emergência é um ponto sensível na gestão. Situações que envolvem risco iminente à segurança, falhas em sistemas essenciais ou danos que tendem a se agravar com o tempo justificam o uso imediato do fundo de reserva. Ainda assim, é fundamental que o síndico registre a decisão com fotos, laudos técnicos, orçamentos e relatórios, apresentando tudo de forma clara na assembleia seguinte. A transparência, nesse contexto, é um elemento indispensável para a credibilidade da administração.
Grande parte dos conflitos em condomínios surge da falta de clareza na comunicação e no controle financeiro. Misturar fundos com a conta operacional, utilizar o fundo de reserva para despesas recorrentes, deixar de repor valores usados em emergências ou aprovar obras sem planejamento financeiro são algumas falhas. Esses problemas podem ser evitados com medidas simples, como manter contas bancárias separadas, estabelecer políticas objetivas de reposição, exigir mais de um orçamento e registrar todas as decisões em ata.
Nesse cenário, a tecnologia se mostra uma aliada relevante. Sistemas de gestão condominial permitem acompanhar saldos em tempo real, gerar relatórios automáticos, compartilhar informações com os moradores e realizar simulações financeiras para o planejamento de obras. Esse nível de controle amplia a previsibilidade, reduz ruídos e reforça a percepção de profissionalismo da gestão.
Algumas boas práticas ajudam a consolidar esse modelo. Manter o fundo de reserva aplicado em produtos de baixo risco e alta liquidez, estabelecer um valor mínimo equivalente a alguns meses de despesas, revisar periodicamente os percentuais arrecadados e estruturar manutenções preventivas são iniciativas que reduzem imprevistos e distribuem melhor os custos ao longo do tempo. A participação do conselho fiscal e a realização de auditorias periódicas também contribuem para a integridade dos recursos.
É importante lembrar que o fundo de reserva é de responsabilidade do proprietário, não do inquilino, conforme entendimento jurídico predominante, e que os valores já pagos permanecem vinculados à unidade em caso de venda do imóvel. Esses aspectos, muitas vezes negligenciados, ajudam a evitar conflitos futuros.
Ao final, uma gestão equilibrada dos fundos de reserva e de obras vai além do controle financeiro. Ela preserva o patrimônio coletivo, contribui para a valorização dos imóveis e fortalece a relação de confiança entre moradores, síndico e administradora. É justamente por isso que, em condomínios cada vez mais complexos, planejar com antecedência e comunicar com clareza deixou de ser um diferencial e passou a ser parte essencial de uma administração responsável.
*Por Ronaldo de Andrade é diretor de professional services do Grupo Superlógica
