A previsão orçamentária é um dos principais instrumentos administrativos, que fornece ao síndico antecipadamente a quantidade de recursos necessária para atender às obrigações de determinado período, geralmente de um ano, de acordo com o Código Civil, art. 1.350.
O valor desses recursos será, em um primeiro momento, calculado com base em dados reais ocorridos no período anterior, e que serão projetados para o período seguinte, levando-se em conta os aumentos e reajustes previstos, bem como os acréscimos nas despesas ordinárias que serão necessárias para o próximo período.
As despesas ordinárias são os gastos rotineiros de manutenção do edifício, tais como, salários, encargos trabalhistas, tarifas de consumo relativas às áreas comuns, limpeza e manutenção das instalações e equipamentos, contratação do seguro, honorários administrativos, advocatícios, etc.
Já as despesas extraordinárias referem-se a reformas ou obras na estrutura da edificação, à pintura das fachadas, às instalações de prevenção e combate a incêndio, projetos de paisagismo e decoração, entre outras. Estas despesas devem ser aprovadas em assembleia específica, mesmo que o condomínio disponha de recursos no Fundo de Reserva ou no Fundo de Obras.
Como fazer uma previsão orçamentária eficiente
Para evitar erros ou conflitos com os condôminos, é essencial seguir um processo estruturado, transparente e baseado em dados reais. O estudo deve ser realizado em conjunto com a administradora que já possui no sistema todos os dados que serão necessários. Aqui estão os principais passos e as boas práticas:
- Levantar os dados financeiros
o Colocar em uma planilha os gastos dos últimos 12 meses, seguindo o mesmo plano de contas, como salários, encargos sociais, despesas com água e energia, elevadores, manutenção geral, despesas com administração e despesas eventuais e diversas. Cada coluna deverá ter especificamente os gastos de cada mês;
o Verificar o número de apartamentos que costumam pagar a cota condominial dentro do mês, os que pagam as cotas com antecedência e quais são os devedores frequentes. Essas informações irão demonstrar como o fluxo financeiro está se comportando ao longo do mês e do ano, indicando se teremos que adicionar uma margem mensal às despesas diversas a fim de evitar falta de recursos para efetuar os pagamentos do mês;
o Examinar nos contratos vigentes quais datas e índices de reajustes são previstos (IGPM, INPC etc.) - Avaliar a situação da inadimplência
o Verificar as unidades que estão na lista de devedores com frequência, mas acabam acertando no próximo mês, porém voltam a dever no próximo mês. Dessa maneira, essas idas e vindas não irão causar problemas no nosso fluxo mensal, dado que sempre teremos os valores recebidos em cada mês. Saiba também quais são as unidades que são crônicas, ou seja, algumas já estão até com ação judicial, a unidade indo a leilão. Essas os valores não serão recebidos.
- Analisar a necessidade de manutenções e melhorias
o Conversar com o zelador ou gerente predial para identificar quais são as futuras manutenções necessárias, além das já previstas e obrigatórias que foram pagas no período anterior, para serem incluídas na planilha. - Calcule uma média mensal por conta
o Lançar todos os dados na planilha e nos respectivos meses. Fazer a soma em uma coluna específica, chamada “Total”;
o Em uma outra coluna dividir cada valor total por 12 para saber o valor médio que será necessário para cobrir todas as despesas. - Elaborar uma memória de cálculo
o Apontar em uma outra coluna, ao lado da média de cada despesa, os percentuais de aumento e em que meses ocorrerão;
o Calcular os valores para o próximo período preenchendo uma outra planilha com todos os meses do ano, considerando as respectivas incidências de aumento em cada mês;
o Realizar a soma de todos os meses e dividir cada item por 12 para obter a nova média. Esse total é que indicará o quanto será necessário de aumento para o próximo período. - Calcular o próximo valor da conta condominial e de Fundo de Reserva
o O novo valor que será pago pelos condôminos deve ser baseado na indicação da convenção do condomínio, que poderá ser pelas frações ideais ou dividido pelo número de unidades;
o Considerar também o valor convencionado de Fundo de Reserva, que normalmente é de 5% ou 10% do orçamento total. Deve-se demonstrar esse valor separado da cota ordinária. - Enviar aos condôminos com antecedência a previsão orçamentária
o O envio com antecedência do orçamento e as justificativas irá proporcionar aos condôminos mais tempo para uma análise, evitando questionamento acalorados durante a assembleia. - Apresentar com clareza aos condôminos
o Utilizar, na apresentação, linguagem simples e objetiva para facilitar a compreensão de todos;
o Apresentar slides bem elaborados com gráficos e planilhas;
o Explique cada item e esteja aberto a sugestões e dúvidas. - Aprovar na assembleia
o A previsão deve ser apresentada e aprovada em Assembleia Geral Ordinária (AGO), para que os valores aprovados constem na ata, podendo, assim, ser cobrada dos condôminos a nova cota condominial para o próximo período.
A adoção desse passo a passo irá proporcionar melhor compreensão das contas e os motivos dos aumentos serão justificados com dados verdadeiros e não apenas suposições, dando maior credibilidade ao gestor e facilitando a aprovação.
*Por Rosely Schwartz é administradora especialista em condomínios, contabilista, autora do livro Revolucionando o Condomínio – 16a ed. (Ed. Benvirá). Autora e docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional na FECAP com transmissão ao vivo e do curso 100% Online de OCondomínio. Coordenadora do GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios do CRA-SP)
