Desde a pandemia de Covid-19, a deliberação e votação à distância em assembleias condominiais se tornou uma prática comum.
Inicialmente, surgiram inúmeras dúvidas a respeito da legalidade da assembleia virtual em condomínios, mas a alternativa está respaldada pelo Código Civil, na Lei nº 4.591/64, e pela Lei nº 14.010/20. O formato virtual se consolidou a ponto de que uma lei federal fosse aprovada em 2022, para desmistificar todas as questões jurídicas.
A Lei nº 14.309/22 estabelece que a deliberação e votação em condomínios podem ser virtuais, desde que:
- a modalidade não seja proibida pela convenção do condomínio;
- o edital de convocação tenha instruções claras de acesso, meios de manifestação e coleta de votos;
- o meio de realização assegure os mesmos direitos de voz e voto que condôminos teriam em assembleia presencial.
Além de considerar a jurisprudência da assembleia virtual, o ideal é prever a modalidade explicitamente em convenção (presencial, online ou híbrida/mista).
Segurança jurídica: o que é preciso observar?
Até hoje, a DGT Administradora, que atende cerca de 200 condomínios no estado de São Paulo, já realizou 149 assembleias virtuais, por meio da , plataforma integradora de soluções para o mercado condominial que conta com um módulo robusto para realização de assembleias virtuais.
Arthur Chizzolini, que é CEO da DGT Administradora e especialista em Direito Condominial, desde a pandemia de covid realizou 149 assembleias virtuais. Entretanto, optou em utilizar a Winker, plataforma especializada no mercado condominial para realizar essas reuniões e acredita que isso facilitou opara que nenhuma delas fosse impugnada. “Esse histórico positivo decorre da observância rigorosa dos requisitos legais, como convocação formal conforme prazos e meios previstos na Convenção, registro de presença, identificação inequívoca dos participantes e elaboração da ata com assinaturas digitais válidas”, afirma.
Responsabilidades do presidente
Assim que uma assembleia é constituída e o presidente dos trabalhos é eleito, ele é o responsável por garantir que a assembleia cumpra a legalidade.
É função do presidente da assembleia comprovar quais condôminos estiveram presentes, se todos eram realmente condôminos e se estavam adimplentes, para ter legitimidade junto à assembleia.
As informações devem, ao fim da assembleia, ser entregues ao síndico para que ele comunique o que foi deliberado. Ao realizar de forma virtual, é fundamental que todas as informações sejam registradas. “O suporte tecnológico que adotamos, garante a gravação integral das reuniões, a rastreabilidade dos votos e a preservação de evidências em caso de questionamento judicial ou administrativo”, observa Chizzolini. “Esse conjunto de medidas confere segurança jurídica e reduz drasticamente o risco de nulidades, fortalecendo a confiança do condomínio e de seus condôminos na modalidade virtual”.
Deliberação
Liberdade de expressão, ampla defesa e livre convencimento são princípios constitucionais que também devem fazer parte de assembleias.
A escolha do sistema para realização da assembleia virtual deve ser avaliada com cuidado. É preciso garantir que todos participem, registrem suas opiniões e consigam votar. Mesmo após encerrada a deliberação, outra sugestão é que seja disponibilizado um momento de “palavra aberta”, para que condôminos possam acrescentar opiniões ou observações se quiserem.
Votação
As pautas colocadas em votação devem sempre respeitar preceitos legais e estar de acordo com o edital de convocação da assembleia. Assim, a deliberação também será fiel ao edital.
Para a participação na votação, os critérios são dois: ser condômino e adimplente. No caso de condôminos inadimplentes, o acesso à assembleia é permitido, mas não à votação.
Garantir o cálculo correto da fração ideal (quando o peso dos votos varia de acordo com a metragem quadrada das unidades do condomínio), bem como do resultado das votações, também é essencial. “O cálculo de votação por fração ideal é exigência legal, de acordo com com os artigos 1.335 e seguintes do Código Civil, e é aplicável sempre que a Convenção não estabelecer um critério diverso”, alerta Chizzolini. “Na prática, muitas administradoras deixam de observar essa regra, aplicando indevidamente o critério per capita, o que pode acarretar nulidade das deliberações”.
A fim de evitar erros que comprometam a legalidade da assembleia, a tecnologia novamente se torna um ativo importantíssimo. “Com o uso de plataformas tecnológicas que automatizam o cálculo evita-se erro humano, assegura-se maior transparência e preserva-se a validade da deliberação. Esse cuidado previne impugnações e resguarda o condomínio de questionamentos judiciais”, avalia Chizzolini.
Acesso do condômino
Quando uma assembleia virtual é organizada, a obrigatoriedade está em oferecer a todos um mesmo ambiente de participação, em determinado período. Porém, não há quem seja responsável por fazer com que o condômino participe da assembleia, a não ser ele mesmo.
Esse esclarecimento vem ao encontro de uma dúvida comum: o condomínio é obrigado a disponibilizar meios de acesso à assembleia virtual, como computador e internet? Não. É claro que, se a gestão do condomínio quiser, poderá fazê-lo a fim de facilitar a participação, mas cabe ao próprio condômino buscar meios e auxílio se necessário.
Procurações
Um condômino pode transferir seu direito de voto em assembleias, de acordo com o Código Civil, então, não há impedimento legal para procurações virtuais, desde que respeitadas as disposições da Convenção condominial ou do Estatuto Social das associações.
Em soluções realmente pensadas para votações condominiais, o condômino pode habilitar o procurador de forma digital permitindo até mesmo que inquilinos votem por procuração.
Chizzolini também estabelece um fluxo seguro para o uso de procurações:
- recebimento prévio da procuração, preferencialmente em formato digital;
- conferência da validade do instrumento (poderes, prazo e assinatura);
- habilitação do representante para exercer o voto em nome do outorgante.
Registro em cartório
A ata, que deve ser fiel ao que foi deliberado, é registrada em cartório para trazer legitimidade perante terceiros. “Nos termos da Lei nº 6.015/73, conhecida como Lei de Registros Públicos, as atas assembleares podem e devem ser registradas, inclusive quando realizadas em ambiente virtual”, lembra Chizzolini. “A prática demonstra que os cartórios têm aceitado atas assinadas digitalmente, seja no formato eletrônico, seja em versão física acompanhada de certificação de autenticidade”.
O processo de registro será mais simples se os relatórios que compõem a ata, como lista de presença, votação e registro de deliberações, forem gerados automaticamente. Entretanto, alguns cuidados são necessários para o registro. “Não há entraves relevantes, desde que a ata contenha menção expressa à forma virtual de realização, identifique os presentes e detalhe o quórum alcançado”, afirma Chizzolini. “Para assegurar validade e celeridade, utilizamos a plataforma Uniproof, que permite assinatura eletrônica com certificação e registro em cartório, dispensando deslocamentos e garantindo conformidade legal”.
Este procedimento, segundo o especialista em Direito Condominial, não apenas assegura a validade da ata, mas também evita futuras alegações de irregularidade quanto à forma de celebração da assembleia.
LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está em vigor e algumas precauções são válidas em qualquer cenário da gestão condominial. “Nas assembleias virtuais, circulam dados pessoais de condôminos, visitantes, prestadores de serviços e funcionários, então, o tratamento desses dados deve respeitar princípios como finalidade, adequação, necessidade e segurança”, explica Chizzolini.
Nesse sentido, é importante aliar tecnologia e governança de dados, para preservar a privacidade dos condôminos e evitar responsabilização civil ou administrativa por uso indevido de informações pessoais.
No ambiente virtual, as precauções tomadas pela administradora são:
- criptografia dos dados e comunicações;
- armazenamento seguro em servidores com políticas de compliance;
- limitação de acesso a síndicos, conselheiros e administradora;
- definição de prazos de guarda e descarte responsável dos registros.
Benefícios da assembleia virtual
Para o executivo da DTG é possível realizar assembleias virtuais transparentes, acessíveis e juridicamente válidas. “Basta observar fatores como organização, rigor jurídico e apoio tecnológico”, orienta.
Entre os benefícios do formato virtual, o especialista destaca os seguintes:
- maior participação dos condôminos, inclusive daqueles que residem fora do condomínio;
- redução de custos operacionais (espaço físico, impressões, logística);
- facilidade no arquivamento e no compartilhamento de informações;
- rastreabilidade e preservação de provas em eventual discussão judicial.
“Hoje, com a assembleia virtual, conseguimos fortalecer a governança, reduzir riscos de nulidade e ainda aumentar a confiança dos condôminos no processo deliberativo”, conclui Chizzolini.
