Fazer gestão de um condomínio vai além de manter a ordem nas áreas comuns, realizar o que foi decidido em assembleia ou manter o regimento interno atualizado. Um síndico tem muitas responsabilidades, dentre elas manter as finanças em dia. No entanto, muitas vezes quem acaba realizando esse trabalho são pessoas escolhidas afetivamente pelos moradores e que não tem conhecimento de administração e de contabilidade, e por isso acabam cometendo erros que podem ocasionar muita dor de cabeça. Para que não haja problemas é importante, antes de tudo, que as contas tenham transparência. Para isso existe a prestação de conta.
Mas afinal o que é prestação de contas?
“Mensalmente, o condomínio arrecada recursos – taxa de condomínio – para pagamento das despesas correntes – salários de funcionários, contratos de manutenção, honorários da administradora, seguros, despesas com água, luz e gás etc. Na prática, o que se faz, é um balancete. Na maioria dos condomínios, esse documento é preparado pela Administradora que assessora o condomínio. Assim sendo, mensalmente, é montada uma “Pasta de Prestação de Contas”, que deve ser analisada pelos membros do Corpo Diretivo – síndico, subsíndico e conselheiros e é realizada todo ano”, explica Sergio Meira, diretor de Condomínios da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP. Atualmente a tendência é que essas pastas se tornem digitais, sendo disponibilizadas no site da Administradora, para consulta de qualquer condômino.
A inadimplência é um dos fatores que pode colocar em risco a gestão financeira de um condomínio. Com a pandemia, muitas condôminos não tem conseguido manter as contas em dia, o que compromete fluxo financeiro. “As cotas condominiais nada mais são que o rateio das despesas ordinárias do condomínio. O síndico sempre deve tentar viabilizar um acordo visando o recebimento das cotas condominiais em atraso, pois a inadimplência gera grande impacto ao condomínio, que certamente não conseguirá fazer frente às despesas. Não sendo possível o acordo, o síndico deve procurar um advogado para seguir com a cobrança judicial”, orienta Leandro Sender, Sócio do Sender Advogados Associados.
Leis que regulam a prestação de contas
Os condomínios são regidos por diversas leis. A principal é o Código Civil, base para a elaboração da Convenção do Condomínio, do Regimento Interno e das Assembleias. Leandro Sender, sócio do Sender Advogados Associados e Pós-graduado em Direito Imobiliário pela ABADI, explica que o artigo 1.348, inciso VI do Código Civil estabelece, dentre as funções do síndico, a obrigatoriedade em elaborar o orçamento de receitas e despesas de cada ano. “Ato contínuo, os artigos 1.348, inciso VIII do Código Civil e artigo 22, “f”, da Lei 4.591/64 preveem o dever do síndico em prestar contas à assembleia de condôminos. O síndico deve, ainda, convocar anualmente uma Assembleia Geral Ordinária a fim de prestar as contas de sua gestão, podendo ou não ser aprovada, na forma do que estabelece o artigo 1.350 do Código Civil”.
Sender lembra que o profissional que não cumpre a lei pode ser penalizado. “O síndico tem o dever legal de prestar anualmente contas à assembleia de condôminos, que podem, inclusive, exigir que a prestação seja realizada em periodicidade menor, já que o próprio artigo 1.348, inciso VIII do Código Civil estabelece que as contas devem ser prestadas anualmente ou quando exigidas. Caso não o faça, o síndico pode ser destituído de seu cargo (art. 1.349 do Código Civil)”, alerta o advogado.
Para que o síndico faça uma boa gestão financeira sem que tenha problema com a lei, Sender orienta. “O síndico sempre deve atuar com transparência em sua gestão, utilizando-se do auxílio dos conselheiros (caso houver). Para o advogado, os principais pontos que o síndico deve observar em sua gestão são:fazer um planejamento financeiro; criar um controle rígido de inadimplência; registrar o fluxo financeiro de entradas e saídas;controlar as despesas do condomínio; analisar os limites de sua atuação de acordo com a convenção de modo que não utilize o dinheiro do condomínio de forma incorreta, sem prévia aprovação de assembleia, quando assim for exigido e conservar um fundo de reserva;
Como fazer uma boa gestão financeira
O diretor de Condomínios da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP, Sergio Meira, orienta para que o profissional tenha sucesso na gestão.“O síndico deve levantar os gastos reais do condomínio dos últimos 12 meses e encontrar o valor dos gastos médios. Esses valores devem ser comparados aos valores arrecadados. Se houver um descompasso, não há outra saída, ele deverá convocar uma Assembleia Geral Extraordinária e apresentar uma revisão da Previsão Orçamentária”, explica.
Marcelo Mahtuk, Diretor Executivo da Manager Gestão Condominial, diz que a gestão financeira está relacionada ao bom gerenciamento de diferentes áreas do condomínio como: manutenção, higienização, pessoal, segurança, compromissos legais etc e para evitar problemas é preciso compreender as necessidades do empreendimento e os anseios dos condôminos. “Para isso deve ser elaborada a previsão orçamentária para que seja discutida previamente com o conselho e incluída na pauta da assembleia”, orienta. E completa: “É ponto essencial que os gestores façam um correto mapeamento de todas as necessidades para que reflitam nas finanças do condomínio”.
Ajuda de profissionais
Contratar administradoras de condomínios pode ser a saída para o sucesso na administração das finanças. “Uma boa Administradora saberá orientar o síndico sobre como fazer a gestão das finanças do condomínio, de forma correta”, diz Sergio Meira, diretor de Condomínios da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP.
As administradoras possuem ferramentas que facilitam o trabalho do síndico. “A maioria das boas administradoras possui softwares específicos para a gestão de condomínios. Por meio dos relatórios gerenciais, o síndico e os conselheiros podem acompanhar, mês a mês, as despesas do condomínio, suas variações, saldos disponíveis em cada conta etc.” enumera Meira.
Para Mahtuk a administradora tem papel único, sendo braço técnico e financeiro. Por isso deve propor a peça orçamentária, fazer acompanhamentos periódicos para que em tempo real possa identificar desvios orçamentários e propor correções. “A tecnologia facilitou muito o trabalho, pois permite o acompanhamento diário, com alertas aos gestores. Além da possibilidade de ferramentas como o Bi (Bussines Intelligence) que colabora na troca de informações dos clientes e contribui para tomada de decisões mais eficazes”, revela.
Principais erros que o síndico podem cometer na gestão financeira
Além de falta de comunicação, ausência de escopo nos serviços e contratar serviços e adquirir produtos com baixíssima qualidade, podemos citar :
– Gastar mais do que arrecada: todo condomínio deve aprovar uma previsão orçamentária para pagamento de suas despesas ordinárias. Uma previsão bem-feita contempla todos os gastos. Porém, se houver uma despesa extraordinária, ela deve ser paga com recursos da Conta Fundo de Reserva, ou convocada uma Assembleia Geral Extraordinária para explicar o que aconteceu, e aprovar novos recursos para fazer frente a essas despesas emergenciais.
– Não ser assessorado por uma boa Administradora: ela saberá orientar o síndico sobre como fazer a gestão das finanças do condomínio, de forma correta.
-Não saber fazer a separação de contas ordinárias e extraordinária: se o prédio for fazer provisionamento de caixa para uma obra grande, como, por exemplo, lavagem e restauração da fachada, o síndico deve contabilizar esses recursos separadamente dos recursos Ordinários, para ter certeza de que esses recursos.
