Com a escalada da violência em todo o Brasil, empresas de segurança são cada vez mais necessárias em condomínios. A segurança condominial, inclusive, é um dos motivos pelos quais as pessoas escolhem morar em condomínios fechados. No entanto, alguns cuidados são necessários antes de escolher qual empresa e qual tipo de segurança será aplicada naquela localidade, levando em conta a realidade dos moradores.
Isso porque, diversas companhias de segurança oferecem diferentes tipos de serviços para condomínios, que vão desde portaria presencial e emprego de segurança armada até portaria remota, com vigilância por meio de câmeras. No entanto, cada tipo de serviço possui um custo para os condôminos, o que pode afetar a taxa condominial. Além disso, os custos podem variar de acordo com o momento do condomínio.
Caso o condomínio seja recém-inaugurado, por exemplo, e opte pela implementação da portaria remota, não há custo com a dispensa de funcionários que trabalhariam no local. Porém, se for um condomínio já estabilizado, que está migrando de portaria presencial para a remota, precisa ser incluído, no custo, os valores das dispensas dos funcionários, conforme o advogado Alexandre Franco, diretor da Escola Superior da Advocacia da OAB do Rio, da subseção do Méier, destacou na primeira Condo.live, promovida pelo Condo.News no Instagram.
“Primeiro você vai ter que demitir esses funcionários para poder manter esse tipo de tecnologia nesse condomínio. Você vai ter que saber levar para uma assembleia para saber se você vai poder gastar e como vai gastar isso, usando um fundo de reserva ou, até mesmo, fazendo uma cota extra para indenizar os funcionários, pois isso vai ser realmente necessário”, explicou o doutor Alexandre na ocasião.
A partir do momento da aceitação, outras questões precisam ser levadas em conta por parte do síndico e do conselho do condomínio, pois, no caso da mudança de portaria presencial para remota, há também uma mudança de abordagem e de cultura entre os próprios condôminos. Portanto, o contrato entre o condomínio e a empresa de segurança em questão precisa ser bem analisado para que não sejam deixadas brechas, como, por exemplo, no caso do portão dar defeito ao longo da madrugada – o que pode culpabilizar o condomínio em caso de furto.
“As portarias remotas ou virtuais podem ser eficientes se houver mudança de cultura dos moradores, principalmente na mudança de hábitos, como por exemplo ter que descer e somente receber os entregadores na área destina onde se encontra a clausura ou eclusa. Se todos colaborarem, a instalação desse tipo de portaria, com tecnologia de ponta, será muito eficiente nos condomínio como já existe em alguma metrópoles brasileiras. Na contratação de empresa com portaria virtual o mais importante é saber se no contrato consta cláusula que traga o mínimo de segurança em caso de defeitos nos equipamentos e qualquer portão seja da garagem ou de entrada de pedestres, sendo nesse caso imprescindível o envio de pessoa para fazer o controle de acesso até que o defeito seja reparado”, explicou, em entrevista ao Condo.News, o advogado.
Questionado sobre quais pontos não podem, de jeito nenhum, ser ignorados na hora da contratação, o doutor Alexandre destacou que é necessário ter muito cuidado na hora da contratação da empresa. Isso porque os funcionários da empresa de segurança podem vir a atuar dentro do condomínio. Dessa forma, caso ocorra alguma irregularidade, como possíveis delitos, o condomínio pode ser responsabilizado.
“É necessário um cuidado muito grande na contratação, pois o contratante, de qualquer serviço, se tornará responsável, de forma subsidiaria, pelos atos e possíveis irregularidades de sua contratada, não somente em passivos trabalhistas, como também em casos de sonegação de impostos e de possíveis delitos que venham a ser cometidos por seus empregados lotados na contratante”, apontou.
Além destes cuidados contratuais, Alexandre Franco destaca que é importante que síndicos e administradoras condominiais consultem profissionais especializados, seja do campo jurídico, tecnológico ou contábil, antes de realizar a contratação de uma empresa, até mesmo como forma de prevenção pessoal e condominial.
Cuidados contábeis
Além dos cuidados jurídicos e tecnológicos, também é importante ter atenção na parte de contabilidade do condomínio para que as contas não fiquem enroladas e os serviços condominiais sejam prejudicados. Segundo Bruno Queiroz, gerente de operações e negócios da CIPA Síndica, administradora de condomínios, é importante que a contratação de uma empresa de segurança seja tratada como um tema relevante, pois tem ligação direta com a segurança do lar, da família e dos entes queridos. Por isso, é essencial se apoiar nos recursos disponíveis para a tomada de decisão.
“Via de regra, por ser uma contratação que envolve mão de obra que trabalhará internamente no condomínio de forma cíclica, é importante que seja exigido do parceiro, de forma cíclica, as certidões negativas e recolhimento das obrigações legais dos colaboradores de forma mensal como, por exemplo, comprovante de pagamento de FGTS. Uma boa dica é que esse pacote fiscal e contábil seja enviado junto com a nota fiscal de serviços e boleto para pagamento. Também destaco o momento da demissão dos colaboradores que prestam serviço dentro do seu contato, para que se solicite o comprovante de pagamentos obrigatórios no momento da rescisão. Outro fator relevante a ser considerado é a empresa estar com seu certificado digital ativo e regularizado junto à receita federal, pois sem esse documento as empresas não conseguem atender a legislação para fins de movimentações de pessoal de recolhimentos”, destacou Queiroz.
Ao contrário do que muitos podem imaginar, não existe um grande desafio para adequar a contabilidade de um condomínio para a contratação de uma nova empresa de segurança. De acordo com Bruno Queiroz, ao considerar os serviços de segurança como um prestador de serviço comum, há as retenções naturais de impostos, assim como os pagamentos realizados pela prestação do serviço, o que se aplicaria desde uma empresa de limpeza e manutenção até a contratação da segurança em questão.
Por fim, questionado sobre a possibilidade de um aumento de cota condominial, caso necessário, para a contratação de uma empresa de segurança, Bruno Queiroz admite que existe essa possibilidade, mas destaca que o aumento da cota nunca é uma decisão popular. No entanto, Queiroz voltou a destacar a importância de uma boa prestação do serviço para garantir a plena segurança do lar.
“Importante que tenhamos em mente que uma migração do modelo orgânico para um modelo terceirizado ou a troca de um provedor deficitário não exatamente culmina em um aumento de gasto para o condomínio. Existem casos que isso ocorre de forma a gerar inclusive economia, porém, o tema aqui é amplo e cada caso é um caso, visto que existem vários aspectos a se considerar quando o assunto e percepção de valor e ainda provisionamento de demandas, como desligamento ou demandas jurídicas que envolvem o tema mão de obra em um condomínio”, finalizou o gerente de operações e negócios da CIPA Síndica, administradora de condomínios.
Como uma administradora pode ajudar?
Além dos especialistas, o síndico também pode contar com o auxílio da administradora do condomínio para realizar a melhor contratação possível e garantir que os condôminos fiquem bem amparados em termos de segurança condominial.
Rogerio Robotton, diretor de Relacionamento e Inovação da administradora Robotton Condomínios – primeira administradora do Brasil a conquistar a ISO 37001 -, destacou que alguns pontos precisam ser levados em conta na hora do síndico pesquisar uma empresa de segurança para a contratação. Entre esses pontos, estão o nível de satisfação de clientes e reputação da empresa, a idoneidade da empresa com os seus funcionários e quais as assistências que a empresa oferece para os seus empregados.
“Para a contratação de prestadores de serviços em geral, o síndico deve pesquisar a empresa em muitos aspectos. É bom lembrar que há responsabilidade solidária frente aos colaboradores, e que o condomínio deve se resguardar ao máximo para evitar futuros problemas. No caso da contratação de uma empresa de segurança o síndico deve estar atento a algumas questões legais, por exemplo se a empresa está com as contas em dia. […] Nenhuma empresa conseguirá prestar um serviço de qualidade se não estiver com suas contas em ordem, por isso verifique se a organização mantém em dia seus impostos, tributos e encargos”, afirmou Robotton.
Ademais, o diretor de relacionamentos também explica que a empresa terceirizada, seja no ramo de segurança ou em qualquer outro que atue dentro do condomínio, é a principal responsável em caso de ações trabalhistas. No entanto, o condomínio não está totalmente isento de responsabilidade, por ser subsidiário e, dessa forma, corresponsável. Sendo assim, mesmo que em menor escala, os problemas podem sobrar para o condomínio contratante.
“A administradora tem o objetivo de otimizar o trabalho e simplificar o processo de gestão de um condomínio e é encarregada de prestar todo apoio necessário ao síndico, conselho e condôminos para as melhores tomadas de decisão. Sendo assim, uma administradora de qualidade presta todo o apoio para a contratação de uma empresa de segurança responsável e idônea. Ela poderá procurar fornecedores que se encaixam as necessidades do condomínio e cumpram todos os pré-requisitos básicos para garantir que todos os serviços sejam realizados de maneira condizentes ao registrado no contrato. A administradora irá levar ao síndico sugestões de empresas para que ele escolha qual a melhor opção para seu condomínio”, finalizou Robotton.
