Obrigatoriamente, os condomínios precisam ter um síndico, seja ele um morador do prédio ou um profissional contratado. E fica a cargo dele inúmeras responsabilidades relacionadas a gestão do condomínio, como representar o condomínio formalmente, garantir que os condôminos cumpram as regras estabelecidas, dedicar-se à proteção e preservação das áreas comuns, administrar as despesas, o planejamento financeiro do condomínio, por exemplo.
Ocupar esta função também exige muito jogo de cintura, para saber em quando deve lançar mão das hard skills – habilidades técnicas – e as soft skills – habilidades comportamentais – para manter o prédio em ordem, desde a infraestrutura às regras de convivência entre os moradores, sem gerar conflito entre ele e os condôminos.
O que a lei diz
Apesar de suas obrigações estarem definidas na Lei 10.406/2002 art. 1348 do Código Civil como o representante e responsável legal pelo condomínio, tanto moradores quanto os próprios síndicos, não sabem muito bem qual é a sua função ou o que realmente pode ou deve fazer.
Lá, é possível saber sobre mais sobre as responsabilidades de quem ocupa este cargo. Entre elas estão o gerenciamento de contas e gastos, a cobrança de condôminos inadimplentes, a gestão da segurança das áreas comuns do condomínio, a mediação de conflitos e a manutenção do patrimônio condominial.
Agora que sabe que existe uma lei com os deveres e obrigações de um síndico, podem surgir dúvidas sobre como funcionam as relações de poder dentro da estrutura condominial, principalmente neste momento de covid-19, quando as responsabilidades deste gestor tomou uma grande proporção por conta das restrições e isolamento social.
E para esclarecer questões sobre quais decisões ele pode tomar as decisões sozinho e quando deve convocar assembleias ou consultar o conselho, vamos nos aprofundar nas funções que fazem parte das atribuições de um síndico.
O que é síndico de condomínio?
Ele é o representante legal do condomínio. Isso significa que diante de qualquer processo – judicial ou não – é o representante dos interesses dos moradores, zelando pelo patrimônio e garantindo o bem-estar de todos os condôminos. E todo condomínio precisa dele, está previsto no Código Civil Art. 1.347.
Além disso, há diversas tarefas no dia a dia da administração condominial que precisam de atenção. Entre elas estão as contratações e pagamentos de funcionários e empresas prestadoras de serviço, manutenção predial, mediação de conflitos, recebimento das taxas do condomínio e demais atividades.
O que faz um síndico?
Sua principal função é cuidar da gestão do condomínio, fazendo cumprir a convenção e regimento interno para garantir a segurança e qualidade de vida dos moradores.
Além disso, deve cuidar da conservação do patrimônio, contratar prestadores de serviços para manutenção e reparos, e manter as contas do condomínio em dia. Ou seja, administrar o pagamento das cotas condominiais e controlar a inadimplência.
Abaixo, seguem as principais funções do síndico:
1. Ser o representante legal do condomínio
Imagine o condomínio como uma empresa. O síndico é justamente como o gestor de todas as áreas de uma empresa. Como se fosse um gerente geral, um CEO.
Mas não somente, conforme definido no Código Civil, artigo 1.348, a função do síndico é “representar, ativa e passivamente, o condomínio”.
Ou seja, a sua atuação ou omissão diante de algo sob sua responsabilidade pode levá-lo a ser responsabilizado pelo prejuízo causado ao condomínio e seus moradores, conforme previsto no Código Civil, Lei 10.406/2002.
Portanto, o síndico passa a assumir a responsabilidade civil e criminal pelo condomínio. Dessa maneira, é muito mais que um administrador, ele é como um tutor.
2. Evitar inadimplência
Inadimplência é algo que assombra qualquer administração de condomínio e é um dos principais desafios da gestão condominial.
Isso porque o déficit financeiro gerado é repassado para as cotas condominiais que serão arcadas pelos condôminos que estão em dia.
Muitas vezes, uma resolução pacífica não é possível, sendo assim, necessário buscar as medidas legais possíveis e cabíveis. É importante evitar meios jurídicos ao máximo a fim de manter um clima de bom convívio.
Este é, inclusive, um dos motivos pelos quais síndicos buscam contratar uma administradora de condomínios. Com ela, a resolução destes problemas não traz ao síndico situações de envolvimento pessoal, pois será realizada por uma empresa e não um morador. Além disso, possibilita que as cobranças sejam realizadas de maneira sistêmica com o uso de software ou aplicativos.
Mas isso não transfere a responsabilidade legal para a administradora.
Formas de lidar com a inadimplência
Muitos síndicos adotam medidas radicais para lidar com a inadimplência, mesmo estando previstas na convenção do condomínio, como proibir condôminos inadimplentes de utilizarem as áreas comuns.
Mesmo sendo uma ação pré-acordada pelos condôminos, irá potencializar ainda mais o problema e provocar uma disputa emocional entre síndico e morador. E para não cair nessa cilada, é preciso lançar mão da diplomacia para solucionar o problema financeiro com o menor impacto nas relações interpessoais.
Por isso, nem sempre a primeira medida é se fazer cumprir um regulamento por determinação e pronto. Analisar todo o contexto que causou a inadimplência e abrir uma negociação, evitará animosidades e problemas pessoais entre o síndico e o morador.
3. Cuidar da segurança coletiva
Muitas pessoas veem os condomínios como locais seguros e harmoniosos, que oferecem tranquilidade e comodidade. Um local que existe para proteger os moradores do ambiente externo. Contudo, ele também apresenta seus riscos.
O condomínio é muito procurado justamente por ter uma segurança superior a casas e prédios sem portaria. Esta segurança não tem preço e é dever do síndico tomar todas as medidas possíveis para garantir que, ao passar da portaria, não acorram problemas.
Algumas medidas que podem ser adotadas pelo síndico em razão da sua função:
- Garantir que porteiros e vigilantes não durmam ou se distraiam durante o expediente;
- Não transmitir nem deixar que informações sobre os moradores do condomínio sejam passadas a quem quer que seja;
- Permitir a entrada de prestadores de serviço em horários fora do estabelecido (agendamento prévio) ou em a devida identificação de documento e crachá, cujos dados deverão ser anotados;
- Só permitir o acesso de prestadores de serviço às dependências do condomínio devidamente acompanhados;
- Ao atender estranhos (visitantes, entregadores de encomendas ou prestadores de serviço) manter os portões fechados e as pessoas do lado de fora.
Além da insegurança, a prevenção de acidentes também é um quesito muito importante. Por isso, é preciso realizar manutenções emergenciais em áreas mal conservadas porque elas representam um perigo potencial!
4. Manter as contas do condomínio em dia e contratar os serviços necessários
Já mencionamos que os condôminos não podem ser inadimplentes, por outro lado, da mesma forma, o condomínio também não. Por isso, é necessário manter em dia serviços essenciais como de segurança e manutenção.
A função do síndico aqui é garantir que a receita seja maior que as contas do condomínio, para o pagamentos aos funcionários, taxas, contribuições e impostos municipais, estaduais ou federais.
O síndico também é responsável por realizar o levantamento e contratação de todas as empresas prestadoras de serviço para manter o pleno funcionamento do espaço como a limpeza, manutenção de elevadores e áreas comuns, pintura de fachada, entre outros. Tudo isso passa pelo administrador do condomínio.
5. Organizar reuniões
É sua responsabilidade organizar reuniões deliberativas e informativas, sendo necessário ao menos uma assembleia por ano, a fim de escutar as reivindicações dos condôminos.
Também está incluso em seus deveres dele transparência financeira de sua administração condominial. Sendo assim, é necessário demonstrar toda a movimentação de dinheiro e os respectivos comprovantes que provem a finalidade da mesma.
Quem pode ser síndico?
Ele pode ser tanto um morador quanto um síndico profissional especializado nessa atividade. Neste último caso, é possível até que ele pertença ao quadro de uma administradora de condomínios. Como parceiro ou colaborador direto.
Vale ressaltar que o síndico precisa ser eleito em assembleia pelos condôminos e o seu mandato é de, no máximo, dois anos, com possibilidade de reeleição, segundo o Código Civil.
Contudo, é importante você consultar a convenção do seu condomínio e ver se há algum ponto específico para a escolha de um síndico.
O que o síndico não pode fazer?
Já falamos bastante sobre os deveres inerentes ao cargo. Mas e o que não faz parte de suas funções ou o que lhe é proibido? Apesar de muitos acharem que tem poder para tomar as decisões sozinhos ou que não precisam convocar assembleias ou consultar o conselho, estão redondamente enganados.
Como dissemos no início deste artigo o síndico não é o “dono do pedaço”, existem decisões que precisam ser consultadas e votadas pelos condôminos. Quer saber quais são elas? Veja a seguir os principais assuntos que o síndico não tem autonomia para decidir sozinho:
O síndico pode aumentar a cota condominial sem autorização da assembleia?
Não. Se a cota deve ser reajustada não é função dele decidir sozinho. Ele não tem poder para isso. O aumento da cota deve ser analisada e aprovada em assembleia.
Vale lembrar que o síndico, mesmo com muitas responsabilidades, tem a função de ser um representante do condomínio, ou seja, da vontade coletiva dos moradores. Por isso, ele não pode dispor do dinheiro dos condôminos sem a prévia autorização deles.
Por isso é tão importante que seja planejada uma previsão orçamentária para ser apresentada durante a assembleia.
O síndico pode entrar em um apartamento ou unidade do condomínio?
De forma alguma o síndico pode entrar em uma unidade sem expressa autorização do condômino. Invadir a propriedade alheia é crime e está previsto no código penal.
O síndico pode tomar decisões sozinho e gastar o quanto quiser?
Ele não pode gastar sem justificativa além do que consta na previsão orçamentária aprovada. O mesmo vale para a contratação de serviços que não sejam emergenciais e que impactem no equilíbrio financeiro do condomínio, sem aprovação por assembleia.
Ainda sobre a tomada de decisões financeiras, lhe é proibido o uso do fundo de reserva para pagar as contas do dia a dia.
É preciso que tenha em mente que mesmo sendo a função do síndico garantir o funcionamento e manutenção do condomínio, ele não tem a prerrogativa de sair gastando como e quanto quiser.
Outras atitudes que não fazem parte da função do síndico:
- Desrespeitar normas do condomínio: o poder pode subir à cabeça, contudo, as regras do condomínio são para todos;
- Não prestar contas: como falamos anteriormente, é necessário total transparência financeira;
- Desrespeitar a propriedade e privacidade: entrar nas propriedades, verificar correspondência e atividades similares são um claro abuso de autoridade. Isso inclui expor moradores inadimplentes, por exemplo.
- Tomar lados em conflitos: o papel do síndico é ser imparcial, usando o bom senso e o bem comum para tomar decisões.
- Proibir a entrada de visitantes: absolutamente nenhum funcionário do condomínio pode proibir que um condômino receba um visitante;
Como apresentado aqui, o síndico não é o dono do condomínio e nem tem plenos poderes sobre os condôminos.
Aliás, esse perfil de síndico que age como dono do condomínio não cabe mais. Com toda essa adversidade que vivemos, a vida em comunidade pede cada vez mais, um gestor transparente e aberto ao diálogo.
Síndico: morador ou profissional?
No decorrer do texto elencamos as atribuições e limitações do cargo, assim como os principais deveres e obrigações de um síndico. E o que os condôminos esperam de quem ocupa este lugar.
Mais que um administrador, as pessoas esperam alguém com habilidades emocionais, pois um síndico tem a função de promover o bem coletivo e a melhoria da qualidade de vida de todos.
Desse modo, estando clara a missão do síndico na administração de condomínios, assim como suas limitações, fica mais fácil decidir se o melhor é mantê-lo sozinho no cargo ou contratar uma administradora de condomínios para tornar o seu trabalho mais efetivo e eficaz.
De acordo com o porte do condomínio ou o perfil dos moradores, contar com uma empresa especializada na administração de condomínios, irá trazer ao síndico toda a experiência de quem lida especificamente com essa atividade.
Desta forma, haverá um suporte profissional para lidar com questões administrativas, operacionais, de RH e até mesmo de soluções de conflitos entre condôminos.
E agora, qual será a sua aposta: o tradicional morador ou o inovador síndico profissional?
